Hoivatilat on päiväkoti- ja hoivakiinteistöjen sekä palvelukortteleiden tuottamiseen, omistamiseen ja vuokraamiseen erikoistunut yritys, jonka liiketoiminta on ollut viimeiset kymmenen vuotta kovassa kasvussa. Hoivatiloilta puuttui kuitenkin järjestelmä, joka mahdollistaisi koko liiketoimintaprosessin vaivattoman hoitamisen ja syksyllä 2017 yrityksessä päätettiin suorittaa nykytilan analyysi kehitystarpeiden määrittelemiseksi.
Konsulttiyritys Goforen kanssa yhteistyössä toteutetun analyysin pohjalta syntyi päätös ottaa käyttöön Salesforce -alustalle rakennettu CRM.
– Tarve uudistukseen lähti ihmisistä. Työntekijämme olivat tunnistaneet useita kehitystarpeita asiakkuudenhallintaan, myyntiin ja markkinointiin liittyen. Kaivattiin integraatioratkaisua erityisesti automaattiseen tiedonsiirtoon, tietojohtamista tukevaa järjestelmää sekä helpompaa yhteydenpitoa tiimien välillä, muutosagentti Paula Marttinen Hoivatiloilta kertoo päätöksen taustoista.
Toukokuussa 2018 Hoivatilojen tiimi asetti käyttöön otettavalle järjestelmällä vielä muutaman erillisen tavoitteen:
– Päätimme yhdessä, että haluamme järjestelmän, jonka avulla työteho paranee. Lisäksi halusimme, että järjestelmä ohjaa, muistaa ja auttaa. Tavoitteena oli saada sellainen lopputuote, jota haluamme aidosti käyttää, Marttinen sanoo.
Tämän jälkeen aloitettiin tiivis yhteistyö Biitin kanssa. Se huipentui vain muutamaa kuukautta myöhemmin, kun uusi järjestelmä otettiin käyttöön kesäkuun lopulla.
Uusi järjestelmä helpottaa kiinteistöjen ylläpitoon liittyviä prosesseja
Hoivatilojen projektit kestävät tyypillisesti 1-2 vuotta. Sopivan tontin etsimisen lisäksi yritys hoitaa kiinteistön rakennuttamisen ja jää sen vastuulliseksi pitkäaikaiseksi omistajaksi. Vuokrasopimukset ovat tyypillisesti kestoltaan 15-20 vuotta, joten kiinteistöjen ylläpitoon liittyvien asioiden hoitamiseen tarvittiin toimiva työkalu.
– Meillä on aito avaimet käteen -konsepti, jossa asiakkaan tarvitsee tuoda valmiiseen kohteeseen käytännössä vain verhot. Kun tarve uudelle kiinteistölle syntyy, hoidamme kaiken tontin etsinnästä, vuokrasopimuksen tekoon ja rakennuttamiseen liittyviin sopimuksiin. Teemme puitteet ja tuomme asiakkaan sinne, Hoivatilojen kiinteistöjohtaja Juhana Saarni kertoo yrityksen liiketoimintamallista.
– Kun tarve uudelle kiinteistölle ilmenee, voi mennä parikin vuotta ennen kuin sopivalle tontille päästään rakentamaan. Prosessiin liittyy aina monenlaisia rakennuttajien ja urakoitsijoiden kanssa läpikäytäviä asioita ja niihin vaiheisiin Salesforce toi avun. Esimerkiksi rakennuttajapäälliköt pysyvät järjestelmän avulla paremmin kärryillä työnalla olevista kohteista ja tieto myös liikkuu sujuvammin. Nyt kuka tahansa voi käydä tarkistamassa vaikkapa sen, onko tietyn päiväkodin vesisopimus jo tehty. Prosessista tuli kokonaisuudessaan aiempaa läpinäkyvämpi, Saarni toteaa.
Hankkeiden talousseuranta mahdollistaa organisaation entistä tehokkaamman ohjaamisen
Vaikka uusi työkalu on tukenut erityisesti asiakkuudenhallintaa ja myyntiä, kyse paljon perinteistä CRM:ää monipuolisemmasta järjestelmästä. Hoivatiloissa ymmärrettiin jo lyhyen käytön jälkeen, millaisia mahdollisuuksia Salesforce tarjoaa tiedolla johtamiseen.
Aiemmin liiketoimintaprosessien kannalta oleellinen tieto oli osittain sirpaleisena eri tiedostoissa. Kullekin työntekijälle oli myös muodostunut hiukan oma tapansa tallentaa tietoa esimerkiksi Excel -taulukoihin.
– Uuden järjestelmän myötä kaikki data kertyy viimein yhteen paikkaan ja on helpommin eri tiimien saavutettavissa, Saarni sanoo.
Erityisesti syksyllä 2018 käyttöönotetun kiinteistöhankkeiden talousseurannan odotetaan jatkossa tuottavan tietoa, jonka avulla organisaatiota pystytään ohjaamaan entistä tehokkaammin.
Käyttövarmuus syntyy kokemuksen kautta
Sekä Marttinen että Saarni antavat kiitosta Biitille hyvin sujuneesta yhteistyöstä.
– Koodia tekevän voi olla joskus vaikea ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa, mutta Biitillä kokonaisuus toimii. Pidin erityisesti siitä, että he halusivat heti ensimmäisessä tapaamisessa aidosti ymmärtää yrityksemme arkea: miten myyntimies toimii ja miten hankkeita hallinnoidaan, Saarni toteaa.
”Pidin erityisesti siitä, että he (Biit) halusivat heti ensimmäisessä tapaamisessa aidosti ymmärtää yrityksemme arkea: miten myyntimies toimii ja miten hankkeita hallinnoidaan.”
– Biitin projekti meni rinta rinnan erään toisen projektin kanssa ja täytyy sanoa, että asiakkaan näkökulmasta Biitin toimintatapa on todella hyvä. Kävimme parin viikon välein läpi sitä, mitä oli saatu aikaan ja mitä lähdetään jatkokehittämään, Marttinen jatkaa.
Vaikka uuden järjestelmän käyttöönotto on vaatinut vanhojen toimintatapojen muuttamista eikä kaikki voi tapahtua yhdessä yössä, Hoivatiloilla ollaan vakuuttuneita siitä, että uusi järjestelmä on tullut jäädäkseen:
– Vie aina oman aikansa ennen kuin kaikki ihmiset ottavat uuden järjestelmän omakseen. Kun joka viikko käytetään järjestelmää, viestitään sen välityksellä ja kehitetään sitä yhdessä paremmaksi, niin sieltä se pikkuhiljaa hiipii osaksi työn rutiineja. Käyttövarmuus tulee kokemuksen kautta, Saarni summaa.