Insinööriliiton toimintaympäristö on mielenkiintoinen. Järjestöllä on yli satavuotinen historia, laaja jäsenkunta ja halu pysyä kehityksen aallonharjalla. Ylipäätään sidosryhmiä on paljon ja kaikilla omanlaisensa tarpeet.
Insinööriliitto tekee läheistä yhteistyötä työnantaja- ja työntekijäjärjestöjen, työnantajien, korkeakoulujen ja monien muiden kumppaneiden kanssa. Järjestömaailmalle tuttuun tapaan Insinööriliiton oma organisaatio on melko pieni suhteessa jäsenkuntaan.
Isossa roolissa järjestön toiminnan kehittämisessä on kolmen hengen IT-tiimi, jonka päätyönä on ammattiliittobisneksen ja IT:n yhteensovittaminen sekä liiton sähköisten palveluiden kehittäminen.
Tiimissä järjestelmäasiantuntijana työskentelevä Aleksi Eteläharju kertoo, että Insinööriliiton tavoitteena on tarjota jäsenilleen parasta mahdollista palvelua.
”Haluamme olla palveluorganisaationa parhaiden joukossa. Teknologioiden ja palveluiden osalta se tarkoittaa, että meidän pitää pysyä koko ajan kehityksen mukana”, Eteläharju kertoo.
Jatkuvaa kehittämistä ja tehokkuuden lisäämistä
Nopeasti muuttuva toimintaympäristö, fragmentoitunut järjestelmäkokonaisuus, tiukat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle sekä halu tarjota jäsenille parhaita mahdollisia palveluita tuovat mukanaan monenlaisia haasteita.
”Yksi iso haaste meille on yleisesti ottaen kehityksen mukana pysyminen, eli meidän pitää pystyä kehittämään toimintaamme jatkuvasti. Jäsenille pitää pystyä tarjoamaan aina vaan kehittyneempiä ja kehittyneempiä palveluita. Samaan aikaan toiminnan on oltava tehokasta”, Eteläharju kertoo.
Tehokkuuden saavuttamiseksi liiton IT-tiimi tekee läheistä yhteistyötä koko muun organisaation kanssa sekä kerää jatkuvasti palautetta jäsenistöltä eri kanavia pitkin. Toimintaa kehitetään vahvasti työntekijöiden, jäsenten ja luottamustoimijoiden tarpeiden ja toiveiden pohjalta. Näin varmistetaan, että toimintaa kehitetään koko ajan järkevään suuntaan.
”Kun toimintaa kehitetään jatkuvasti, on pakko miettiä sitä, miten eri asiat liittyvät kokonaisuuteen. Miten esimerkiksi käyttäjäpolut pidetään koko ajan selkeinä, eikä luoda rinnakkaisia palveluita. Emme myöskään halua tuottaa sellaisia palveluita, joita ei löydetä tai haluta käyttää.”
Oman mausteensa soppaan tuo myös tiukka lainsäädäntö ja kyberturvallisuus. GDPR sekä ikävät uutiset tietomurroista ovat asioita, joihin Insinööriliitossa on kiinnitetty paljon huomiota.
”Kyberturvallisuus on meille iso asia. Olemme auditoineet kaikki järjestelmämme sekä toisinaan olemme jopa kehittäneet järjestelmiä tietoturva edellä, käytettävyyden kustannuksella. Meillä on arkaluontoisia tietoja esimerkiksi ihmisten työsuhteista. Siksi tietojen pitää olla turvassa sekä meidän pitää pystyä rajoittamaan niihin pääsyä myös sisäisesti. Nämä seikat pitää ottaa järjestelmäkehityksessä huomioon.”
Brändikuva. Perhe saapumassa Insinööriliiton perhetapahtumaan. Kuvauspaikka: Bolt Areena, Helsinki.
Dynamicsista Salesforceen
Insinööriliitto on käyttänyt Salesforcea kesästä 2022 alusta lähtien. Aiemmin heillä oli ollut käytössä Microsoft Dynamics, johon he olivat myös olleet suhteellisen tyytyväisiä.
Vaihto Salesforceen lähti kuitenkin liikkeelle Salesforcen käynnistämistä keskusteluista, jotka vakuuttivat Insinööriliiton. Näihin keskusteluihin myös Biit osallistui näkemyksillään siitä, miten järjestön toimintaa voisi kehittää liiketoimintalähtöisesti.
”Myönnän olleeni aluksi hieman skeptinen sen suhteen, mitä järjestelmää vaihtamalla voitaisiin saavuttaa. Salesforce ja Biit onnistuivat kuitenkin vakuuttamaan meidät siitä, että Salesforcen ekosysteemiin vaihtamalla meille avautuisi entistä enemmän mahdollisuuksia. Päätimme näiden keskustelujen ja alustavien määrittelyjen pohjalta lähteä rohkeasti vaihtamaan, Eteläharju kertaa.”
Mistään ihan pienestä operaatiosta ei järjestelmän vaihtamisessa ollut kyse, sillä sen yhteydessä piti siirtää valtavat määrät dataa. Myös integraatio kaiken taustalla pyörivään jäsenrekisteriin piti saada toimimaan.
”Mitään varsinaista ERP-järjestelmää meillä ei ole ollut, mutta taustalla pyörii kuitenkin jäsenrekisteri, jossa hoidetaan monenlaisia asioita, kuten esimerkiksi ylläpidetään tietoja ja pyöritetään laskutusta. Kaikki muu oikeastaan integroituu tähän jäsenrekisteriin. Siksi integraation rakentaminen oli järjestelmänvaihdon kriittisin osuus. Täytyy näin jälkikäteen sanoa, että siinä onnistuttiin loistavasti.”
Eteläharju myöntää, että riskit alustan vaihtamiselle olivat melko suuret, varsinkin kun heillä oli kuitenkin jo käytössä sinänsä toimiva järjestelmä. Lisäksi IT-tiimissä osattiin ennakoida, että kaikki eivät ottaisi muutosta innolla vastaan. Ainakaan aluksi.
”Tiesimme, että kaikki eivät heti ymmärtäisi syitä järjestelmän vaihtoon. Vastaanotto olikin vaihteleva, mutta meillä oli kuitenkin pohjalla keskusteluja ihmisten kanssa sekä myös kaikista tiimeistä edustus mukana suunnittelussa. Suurin osa ihmisistä on kuitenkin nyt tyytyväisempiä uuteen järjestelmään.”
Uuden järjestelmän toimivuus ja responsiivisuus otettiin henkilöstön keskuudessa hyvin vastaan. Osa kuitenkin haikaili edelleen vanhan ja tutun perään.
”Muutoksessa on auttanut todella paljon se, kun olemme päässeet Salesforcen kehityspolulla käyttöönottovaiheesta eteenpäin ja ihmiset ovat nähneet, miten esimerkiksi automaatiot toimivat. Heille on alkanut muodostua parempi käsitys siitä, mitä kaikkea järjestelmällä voidaan tehdä.”
Eteläharju arvioi muutosprojektin etenemistä niin, että alkuvaiheen epäilyksistä on edetty reilussa vuodessa siihen, että alkuperäisissä yhteisissä keskusteluissa mainostetut mahdollisuudet ovat alkaneet muuttua jo todellisuudeksi.
Käsityön määrä vähentynyt
Tällä hetkellä Insinööriliitto käyttää Salesforcea erityisesti jäsenpalveluihin ja -neuvontaan (Service Cloud) sekä markkinoinnin automaatioon (MCAE). Uuteen järjestelmään Eteläharju on ollut varsin tyytyväinen.
Yksi iso edistysaskel on ollut automaatioiden lisääntyminen. Niiden myötä manuaalisen työn määrä on vähentynyt merkittävästi. Konkreettisena esimerkkinä tehokkuuden lisääntymisestä Eteläharju mainitsee valmistuvien opiskelijajäsenten kontaktoinnin.
”Meillä on ollut pitkään käytössä yhteydenottoprosessi valmistuville insinööreille. Ideana on ollut kaikkien valmistuvien insinöörijäsenten tavoittaminen silloin, kun heidän valmistuminen lähestyy. Meidän näkökulmasta se tarkoittaa siirtymistä opiskelijajäsenyydestä insinöörijäsenyyteen. Aiemmin se edellytti todella paljon käsityötä, sillä prosessin melkein kaikki vaiheet otannasta kontaktointiin piti tehdä käsin. Nyt prosessi on automatisoitu niin pitkälle, että kuukauden hommat on saatu kutistettua yhteen työpäivään.”