Jututimme kahta kokenutta myyntijohtajaa, jotka tietävät tarkalleen, miltä tuntuu seistä myrskyn silmässä. Minkälaisia ajatuksia tämänhetkinen poikkeustilanne heissä herättää? Onko heillä vinkkejä, miten selviytyä mahdottomalta vaikuttavasta tilanteesta?
Nykyisin Senior Headhunterina työskentelevä Mikki Ivovaara on tehnyt pitkän uran erilaisissa johtotehtävissä erityisesti pankki- ja finanssialalla. Hän tietää tarkalleen, miltä tuntuu seistä johtajan pallilla, kun kestäväksi arvioitu maaperä pettää alta.
Kuva: Anna Dammert
Vuonna 2008 Ivovaara työskenteli islantilaisomisteisessa Glitnir Pankki Suomi -yhtiössä markkinointijohtajana ja vastasi markkinointiviestinnästä sekä mediasuhteista, kun edellisvuodesta saakka kytenyt finanssikriisi eskaloitui silmänräpäyksessä lähestulkoon täydeksi paniikiksi
– Ensimmäinen reaktio oli epäuskoinen järkytys. Ajattelin, että voiko tämä olla totta. Menettävätkö meidän asiakkaamme nyt rahansa, Ivovaara muistelee.
Ivovaara kertoo, että he olivat seuranneet tarkasti finanssikriisin etenemistä ja arvelleet tilanteen pahenevan, mutta tilanteen kriisiytyminen yllätti heidät siitä huolimatta. Yrityksen johdossa levisi nopeasti pienimuotoinen hätä asiakkaiden ja henkilökunnan hyvinvoinnin puolesta, mutta lamaantumiseen ei yksinkertaisesti ollut varaa.
”Vaikka kaikki olivat huolesta suunniltaan, niin käärimme hihat nopeasti. ”
– Vaikka kaikki olivat huolesta suunniltaan, niin käärimme hihat nopeasti. En muista menikö siinä tuntiakaan, kun olimme jo perustaneet kriisiryhmän ja raivanneet sille yhdestä neuvotteluhuoneesta war roomin.
Lataa myös uusi opas: Myynnin johtaminen poikkeustilanteessa
Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi!
Ivovaara arvioi näin jälkikäteen heidän suoriutuneen vaikeasta tilanteesta vähintään kohtuullisesti. Tärkeintä hänestä oli, että yrityksen koko johto ryhtyi nopeasti hommiin, organisoitui uudelleen ja lähti rakentamaan eri tiimeissä suunnitelmia työntekijöiden, asiakkaiden ja kumppaneiden suuntaan.
– En voi sanoa, että olisimme selviytyneet hyvin, mutta selvisimme kuitenkin. Meillä oli jonkinlainen aavistus siitä, että tilanne saattaa pahentua, joten olisimme voineet sen aavistuksen pohjalta varautua vieläkin paremmin. Erityisesti olisimme voineet varautua kommunikoimaan eri sidosryhmille tilanteen eskaloituessa.
Ivovaara korostaa puheessaan muutenkin kommunikoinnin merkitystä. Epävarmassa tilanteessa yrityksen pitää pystyä viestimään selkeästi kaikille sidosryhmilleen ja viestinnän on oltava niin ajantasaista, että ihmisille kerrotaan myös siitä, ettei ole mitään uutta kerrottavaa.
”Pahinta mitä yritys voi tällaisessa tilanteessa tehdä, on jättää ihmiset oman onnensa nojaan.”
– Pahinta mitä yritys voi tällaisessa tilanteessa tehdä, on jättää ihmiset oman onnensa nojaan. Vaikka joka puolella olisi tulipaloja, niin missään vaiheessa ei saa unohtaa omia työntekijöitä, kumppaneita ja asiakkaita. Tämä vaatii luonnollisesti todella paljon johdolta. Työntekoon ei tällaisessa poikkeustilanteessa voi suhtautua niin, että tullaan ysiltä toimistolle ja lähdetään viideltä kotiin. Töitä pitää tehdä koko ajan, kunnes tilanne normalisoituu, Ivovaara täsmentää.
Ivovaara haluaa myös muistuttaa, että asiakkaat tarvitsevat luotettavaa kumppania vaikeina aikoina kaikkein eniten. Asiakkaat myös muistavat pitkään, ketkä heidän vierellään olivat vaikeillakin hetkillä, joten poikkeustilanteissa yritykset usein joko syventävät asiakassuhteitaan tai rikkovat ne pysyvästi.
Nopeasti suunnitelma kasaan – vaikka se menisikin vihkoon
Ivovaara muistaa vielä tarkasti, kuinka he lähtivät kriisiryhmässä tilannetta purkamaan.
Ensimmäiseksi ryhmän sisällä jaettiin ja sovittiin jokaiselle selkeät vastuualueet. Jonkun vastuulle tuli esimerkiksi henkilöstöstä huolehtiminen ja jonkun toisen vastuulle asiakkaat. Kolmannen vastuulle annettiin Glitnirin tärkeistä jakelu- ja yhteistyökumppaneista huolehtiminen.
Vastuunjaon jälkeen ryhmän kaikki jäsenet sitoutuivat hoitamaan oman vastuualueensa asiat välittömästi. Johtamisen rytmi muuttui kertarykäyksellä. Ryhmän sisällä kaikki sovitut asiat hoidettiin välittömästi. Mitään yhdessä sovittuja asioita ei jätetty roikkumaan tai siirretty seuraavaan palaveriin. Akuutissa kriisitilanteessa se on ainoa tapa toimia.
– Kriisiryhmän tärkein työkalu oli rehellinen ja avoin kommunikointi, jonka avulla hätääntyneitä asiakkaita saatiin rauhoiteltua ja omat työntekijät saatiin nopeasti puhaltamaan yhteen hiileen.
Ivovaara muistuttaa, että kaiken epävarmuuden ja nopeiden muutosten keskellä järjestelmällinen työskentely ja yhteisen suunnitelman laatiminen on ehdottoman tärkeää, mutta johdon on myös oltava itselleen armollinen.
”Tärkeintä on rakentaa olemassa olevan tiedon pohjalta paras mahdollinen suunnitelma ja lähteä toteuttamaan sitä.”
– Poikkeustilanteesta selviytymiseen ei ole olemassa mitään patenttiratkaisua tai yhtä oikeaa tapaa toimia. Tärkeintä on rakentaa olemassa olevan tiedon pohjalta paras mahdollinen suunnitelma ja lähteä toteuttamaan sitä. Ensimmäinen suunnitelma voi olla päin seiniä, mutta sitä pitää jatkuvasti päivittää ja jopa muuttaa tarvittaessa. Henkisesti kannattaa varautua siihen, että aamulla ollaan plan a:ssa ja iltapäivällä plan b:ssä.
Ivovaara muistelee, että heillä ei missään vaiheessa ollut tarvetta muuttaa koko suunnitelmaa, sillä isossa kuvassa asiat eivät muuttuneet kriisin akuutin vaiheenkaan aikana.
Vaikka jokainen poikkeustilanne on omanlaisensa, niin myynnin johdolle Ivovaara lähettää kokemustensa pohjalta yhden vinkin.
– Jos olisin nyt tässä tilanteessa myynnin johtajana, niin pitäisin koko ajan tiiviisti yhteyttä myyjiin ja keskustelisin asioista heidän kanssaan. Hoitaisin myyjiä ihmisinä ja haluaisin, että myyjät hoitaisivat asiakkaita ihmisinä. Näin yrittäisin omalta osaltani pitää hyvää taisteluhenkeä yllä ja valaa ihmisiin uskoa siitä, että yhdessä selvitään näistäkin koettelemuksista, Ivovaara päättää.
Empatia korostuu epävarmuuden keskellä
Kun puhe kääntyy poikkeustilanteisiin, Tomi Kasken mieleen palautuu heti vuosituhannen alun ICT-kuplan puhkeaminen.
Kuva: Christina Kaski
Kaski oli perheineen muuttanut juuri Yhdysvaltoihin. Hänen vastuullaan oli erään yrityksen e-liiketoiminnan konsultoinnin kehittäminen ja kuplan puhkeamisesta seuranneen taantuman aikana myös sisäisestä viestinnästä vastaaminen yritysjärjestelytilanteessa.
Kaski on Ivovaaran tavoin kokenut johtaja, joka on työskennellyt yli neljännesvuosisadan erilaisissa myynnin, myynnin kehittämisestä, konsultoinnin ja johtamisen rooleissa.
Päivätöidensä lisäksi Kaski on ollut viimeiset 30 vuotta mukana myös kansainvälisessä vapaaehtoistyössä, joten yksi hänen erityisosaamisalueistaan on vapaaehtoisten työntekijöiden johtaminen, eli taito johtaa ihmisiä kohti yhteistä tavoitetta ilman muodollista esimiesasemaa.
Kasken mielestä epävarmuuden keskellä moni johtaja keskittyy pelkästään tekemiseen, kun pitäisi lisäksi huomioida, että ihmisillä on erilaisia huolia.
– Epävarmuuden aikoina johtamisen rohkeutta on myös osoittaa oma haavoittuvuutensa, Kaski sanoo.
Asiakas kaipaa turvallisuutta
Lähdetään liikkeelle kuitenkin yhdestä liiketoiminnan kannalta tärkeimmästä asiasta, eli asiakkaasta. Kasken mukaan luottamus ja turvallisuus ovat asiakkaan kannalta aina tärkeitä asioita, mutta nykyisen kaltaisen epävarmuuden vallitessa niiden merkitys korostuu vielä entisestään.
– Asiakkaat hakevat epävarmuuden aikana turvaa. Vaatii asiakkaalta todella paljon investoida tällaisessa tilanteessa.
Omasta tilanteestaan epävarma ja huolissaan oleva myyjä ei tällaista turvallisuuden tunnetta kykene luomaan. Kasken mukaan tilanteessa korostuu johdon kyky osoittaa kuuntelevansa ja ymmärtävänsä ihmisten huolia henkilökohtaisella tasolla.
”Johtaja ei voi vain sivuuttaa ihmisten huolia.”
– Johtaja ei voi vain sivuuttaa ihmisten huolia. On osattava sanoittaa asioita ääneen ja luoda ilmapiiri, jossa ihmiset uskaltavat kertoa omista huolistaan, Kaski sanoo.
Kasken mukaan epävarmuuden keskellä korostuu myös ihmisten valmentava johtaminen.
Myyjää ei tavanomaisissakaan oloissa kannata vain patistaa esimerkiksi myymään enemmän, vaan myyjälle on myös kyettävä kertomaan, kuinka tavoitteeseen päästään.
– Kun myyjä tekee kaiken hieman kilpailijaa paremmin koko myyntiprosessin ajan, on sen vaikutus lopussa iso.
Kuten edellisten taantumien aikana, myös tällä kertaa monissa yrityksissä joudutaan irtisanomaan tai lomauttamaan henkilöstöä. Kaski tunnustaa sen tosiasian, että poikkeustilanteessa on tärkeää reagoida ajoissa, jotta liiketoiminta voi jatkua. Joskus se vaatii kovia päätöksiä.
Hänen mukaansa tällaisissa tilanteissa keskitytään usein liikaa pelkästään lakipykäliin tai numeroihin.
– Asioiden on tietenkin mentävä lain mukaan, mutta johdon on lisäksi kyettävä osoittamaan empatiaa ja sanoitettava huolia ääneen. Se luo myös enemmän uskottavuutta sekä ymmärrystä päätöksille.
Keskity asioihin, joihin kykenet vaikuttamaan
Myös yrityksen johto voi kokea olevansa yksin kaiken epävarmuuden keskellä. Heidän on huolehdittava työntekijöiden hyvinvoinnista, mutta kuinka huolehtia omastaan? Kaski suosittelee keskittymään asioihin, joihin voi itse vaikuttaa.
”Pelkkä huolien pyörittely omassa päässä on haitallista. On parempi toimia strukturoidusti.”
– Pelkkä huolien pyörittely omassa päässä on haitallista. On parempi toimia strukturoidusti: listata huolet ylös ja ratkoa niitä yksi kerrallaan, Kaski neuvoo.
Tilanteessa on Kasken mukaan useita haasteita. Samaan aikaan on varmistettava yrityksen välitön kassavirta, mutta myös pidettävä katse tulevaisuudessa, sillä parhaiten taantumasta selviävät ne yritykset, jotka kykenevät myös taantuman aikana investoimaan järkevästi. Tällaiset yritykset pääsevät kaikista nopeimmin takaisin kasvun tielle.
Yhdeksi ratkaisuksi Kaski antaa menetelmän, jota hän itse käytti yrittäjänä toimiessaan:
– Tee puoleen päivään mennessä toimet, jotka takaavat lyhyen tähtäimen välttämättömän kassavirran ja keskity iltapäivästä pitkän aikavälin asioihin.
Epävarmassa tilanteessa tärkeintä on kuitenkin vahvistaa johtamiensa ihmisten turvallisuuden tunnetta. Empatian osoittaminen ei syö johtajan uskottavuutta – päinvastoin. Ihmiset seuraavat mieluiten päättäväistä ja välittävää johtajaa.
Mikäli kaipaat lisää vinkkejä siihen, miten myyntiä voidaan johtaa poikkeustilanteessa, käy lataamassa uusi maksuton oppaamme ”Myynnin johtaminen poikkeustilanteessa”.