Tilanne on varmasti sama monessa muussakin vastaavan kokoluokan yrityksessä: markkinointibudjettia pyritetään Excelissä. Koska käytämme Salesforcea kutakuinkin kaikkeen, ajattelin, että miksi en siirtäisi budjetin hallintaa sen päälle?
Salesforcen Campaigns-objekti on todella monipuolinen ominaisuus ja sisältää mahdollisuuden seurata myös budjettia (suunniteltu vs toteutunut), mutta varsinaista markkinointibudjettia varten halusin oman työkalun muutamasta syystä, kuten:
- Markkinointibudjetti sisältää myös kampanjoiden ulkopuolisia asioita (kuten työkalut), joilla en halunnut sotkea kampanjanäkymää.
- Haluan hallita ja tarkastella budjettia eri näkökulmista kuin kampanjoita. Esimerkiksi AdWordsia haluan budjetin näkökulmista seurata kuukausittaisella tasolla, kun taas markkinoinnin mittaamisen (kampanjat) kohdalla eri näkökulmasta, kuten mainosryhmittäin.
Tällöin ratkaisu oli tehdä Custom Object markkinointibudjetin hallintaan. Talo on täynnä osaavia Salesforce-konsultteja, mutta tämän halusin tehdä oman oppimiseni takia itse.
Trailheadin kautta konffaamaan
Salesforcen Trailheadista löytyy maksuttomia kursseja, joiden avulla kuka tahansa voi syventää Salesforce-osaamistaan. Lähdin liikkeelle opiskelemalla muutaman objektien hallintaan liittyvän moduulin.
Kurssien tehtäviä suoritetaan niin sanotuilla Playgroundeilla, eli kurssien aikana pääsee itse konfiguroimaan Salesforcea turvallisesti. Tämä oli myös kätevä paikka kokeilla budjettiobjektin luomista ja ominaisuuksia.
Tavoitteita minulla oli kolme:
- Saada markkinointibudjetin hallinta taulukkoa kätevämpään muotoon
- Oppia lisää Salesforcesta
- Tehdä ratkaisu, jota voisin laajentaa tulevaisuudessa esimerkiksi kampanjoiden avulla ja hyödyntää mittaristoissa ja raporteissa
Joidenkin tuntien kokeilun ja konfiguroinnin jälkeen (yhtään riviä koodia ei vaadittu) lopputuloksena oli MVP-ajatuksella (minimum viable product) luotu työkalu markkinointibudjetin hallintaan. Voin kehittää tätä työkalua jatkossa itse omien kokemuksieni pohjalta.
Kuluvan vuoden budjetti löytyy minulla Salesforcen navigointipalkista. Tämä on vuodelle 2018 merkityt budjetti-itemit listaava näkymä (List View), johon saa oikealle halutessaan yksinkertaisia graafeja. Tässä tietenkin testidatalla.
Otetaan muutama esimerkki:
Vuoden 2018 (kuvitteellinen) AdWords-budjetti laskutetaan neljässä erässä ja jokaiselle neljännekselle on varattu 1000 euroa budjettia.
MVP-versiosta löytyy perusasiat, kuten vuosi, suunniteltu kokonaisbudjetti, tyyppi ja lisätiedot. Planned ja Actual -kentät sisältävät yksittäisten rivien summat, jotka löytyvät Related-välilehdeltä.
Related-välilehdeltä pääsen näkemään yksittäiset rivit, muokkaamaan niitä ja luomaan uusia rivejä. Esimerkissä on luotu rivi jokaista laskua varten laskutusaikataulun mukaisesti. Näen muun muassa, että Q1:n toteutunut kustannus oli hieman alle suunnitellun. Samalla näen ne kampanjat, jotka liittyvät tähän budjetin kohtaan.
Kun Q2:n lasku tulee, voin mitä (tai kuka tahansa muu) käydä päivittämässä Actual-tiedon ja muokkaamassa statukseksi Paid. Tämä päivittyy kokonaisbudjettiin.
Vastaavasti tapahtuman (kuvitteellinen aamiaisseminaari) kohdalla voin käyttää työkalua kätevästi tapahtuman kokonaisbudjetin hallintaan listaamalla kaikki tapahtuman kustannukset yksittäisinä riveinä. Alhaalla näkyy tähän budjetin kohtaan linkitetty kampanja.
MVP valmis, mitä seuraavaksi?
Tavoitteenani oli tosiaan rakentaa mahdollisimman yksinkertainen perustoiminnallisuudet sisältävä budjetinhallintaominaisuus Salesforcen päälle. Tämä tavoite täyttyy tällä ja voin jatkaa kehittämistä syksyllä. Muutama idea on jo mielessä:
- Budjettidatan hyödyntäminen mittaristoissa, jolloin saan mittaristonäkymän, jolla on markkinoinnin KPI:den lisäksi myös ajantasainen näkymä budjetista.
- Vahvempi integraatio kampanja-objektin kanssa, jolloin esimerkiksi yksittäiselle budjetti-itemille saataisiin näkyviin siihen linkitettyjen kampanjoiden tulokset (esimerkiksi ne myyntimahdollisuudet, joihin kampanja on vaikuttanut – tämä onnistuu hyödyntämällä Salesforcen Campaign Influence -ominaisuutta ja tietenkin Pardottia).
- Chatter-ikkunan tuominen objekteihin. Näin esimerkiksi Office Managerimme voisi kysyä suoraan oikealla objektilla lisätietoa saapuneesta laskusta. Myös hyväksymis-workflown luominen olisi mahdollista, mutta luultavasti turhan raskasta tässä tilanteessa.
- Isompia organisaatioita varten olisi mahdollista luoda hälytys, jos kampanjan Planned-kentän arvo ylittää Total budget -kentän arvon. Näin esimerkiksi markkinointijohtaja voisi saada hälytyksen automaattisesti, jos kampanjan kustannukset uhkaavat karata käsistä.
Tässä vain muutamia ideoita, joita pikaisesti tuli mieleeni. Mahdollisuuksia olisi lähes rajattomasti, jos mukaan otettaisiin oikeasti asioita osaavat Salesforce-konsultit (joita meillä onneksi on talo täynnä), puhumattakaan jos lähdetään miettimään myös erilaisia integraatioita.
Joka tapauksessa Salesforce taipuu moneen, eikä se taivuttaminen ole edes kovin vaikeaa. Jatkan tätä blogisarjaa syksyn aikana, kunhan ehdin rakentaa työkaluuni uusia ominaisuuksia.