Palkka-, talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuja toimittava Visma Public on pyrkinyt muuttamaan liiketoimintaansa perinteisestä projektien toimituksesta Software as a Service -ratkaisujen toimittajaksi. Muutos edellyttää, että myös myynnin järjestelmät tukevat uutta liiketoimintaa.
Jo 1960-luvulla reikäkorteilla toimivia ohjelmistoja asiakkailleen tarjonnut Visma Public on kehittynyt nykypäivän palkka-, henkilöstö- ja taloushallinnon kokonaisratkaisuja tarjoavaksi yritykseksi, joka siirtyi osaksi Visma-perhettä vuonna 2018. Viime vuosien aikana yritys on muuttanut toimintaansa räätälöityjen projektien toimittamisesta pilvipalveluiden ohjelmistokumppaniksi.
– Kärjistetysti ilmaistuna aikaisemmin asiakkaalle toimitettiin yksittäinen projekti, minkä jälkeen asiakas jätettiin aika lailla oman onnensa nojaan. Nykyisin asioita on mietittävä pitkäjänteisemmin, sillä jos asiakkaan mielestä yritys ei kehitä toimintaansa tai pysty tarjoamaan mitään uutta, niin toimittaja vaihdetaan toiseen. Tämä on ollut iso muutos vanhaan maailmaan nähden, Visma Publicilla myynti- ja markkinointijohtajana toimiva Jani Muhonen kertoo.
Muhonen kertoo, että nykyisessä pestissä vuoden 2020 lopulla aloittaessaan häneltä puuttui aluksi kokonaan näkyvyys siihen, missä myynnin osalta mennään.
Yritys oli muutama vuosi aikaisemmin korvannut entisen CRM-järjestelmänsä Salesforcella, mutta järjestelmä oltiin otettu käyttöön kiireellä, eikä se kyennyt tukemaan yrityksen liiketoimintamalleja tai prosesseja.
Muhonen arvioi, että perusdata oli vaihdoksen myötä kunnossa, mutta järjestelmää ei kuitenkaan käytetty arkipäiväisesti käytännön tekemisen tukena, vaan enemmänkin pakollisten tietojen kirjaamispaikkana.
– Kukaan ei ollut ehtinyt miettiä, mitä järjestelmälle pitäisi oikeasti tehdä. Sinne oli päässyt kertymään paljon tauhkaa, Muhonen sanoo.
Järjestelmäkehitystä liiketoiminnan visio edellä
Uudessa roolissaan Muhonen pääsi hyppäämään heti liikkuvan junan kyytiin. Yhteistyö Biitin kanssa aloitettiin työpajoista, joiden tavoitteena oli saada perusasiat kuntoon.
– Aluksi kirkastettiin liiketoiminnan visio ja rakennettiin ymmärrys siitä, miltä IT-arkkitehtuurin pitäisi näyttää tulevaisuudessa. Liikkeelle lähdettiin vahvasti tulevaisuuteen katsomisen näkökulmalla. Miten saadaan myyntiputki rakennettua, ja miten tieto valuu myynniltä taloushallintoon?
”Aluksi kirkastettiin liiketoiminnan visio ja rakennettiin ymmärrys siitä, miltä IT-arkkitehtuurin pitäisi näyttää tulevaisuudessa.”
Vuodenvaihteen molemmin puolin järjestettiin useita työpajoja, joiden avulla rakennettiin IT-kehityksen visio ja nykyarkkitehtuurin lisäksi tavoitearkkitehtuuri. Näin päästiin suunnittelemaan tiekarttaa ohjaamaan järjestelmäkehitystä.
– Tavoitetilan kirkastaminen näkyi todella hyvin. Meillä oli yhtä aikaa meneillään monenlaisia kehitysprojekteja, joten kaikilla ei ollut heti aluksi yhtäläistä käsitystä siitä, missä mennään ja mitä tehdään.
Hyvin rakennettu pohja mahdollisti myös ketterämmän lähestymistavan.
– Oli hyvä asia, että liikkeelle lähdettiin pienin askelin, eikä kaikkea yritetty saada kerralla kuntoon. Matkan aikana on niin moni asia muuttunut, ettei se olisi toiminutkaan, Muhonen arvioi.
Ensimmäiseksi myyntiputki kuntoon
Tavoiteena oli rakentaa toimiva putki markkinoinnista myynnin kautta aina laskutukseen saakka sekä saada 360 asteen näkymä asiakkuuksiin, jotta asiakkaita voitaisiin palvella entistä paremmin. Ensimmäisiä selkeitä tuloksia yritys alkoi saada jo ensimmäisen puolen vuoden aikana.
– Meidän liidituotanto on selkeästi kehittynyt. Samalla sekä liidi- että myyntimahdollisuusprosessit on määritelty tarkasti, viety tuotantoon ja otettu käyttöön. Myös mittarointia on kehitetty. Aluksi minulla oli aika sokko olo, kun en tarkalleen tiennyt, minkälainen firma meillä on ja mihin me olemme menossa. Nyt tämä iso kuva on selkiytynyt.
Tiedon kulku vaatii myös integraatioiden rakentamista. Nykyisin tieto kulkee Salesforcesta sujuvasti esimerkiksi Visma Publicin Wintime-ratkaisun järjestelmään.
Transformaatiohankkeita varten Muhosella on myös jaettavaksi yksi tärkeä oppi keväältä.
”Vaatii aikaa ja vaivaa, että yhteiset toimintamallit saadaan osaksi myyjien arkipäivää.”
– Sitä lähtee aina aivan liian optimistisesti liikkeelle aikataulujen ja päällekkäisten asioiden osalta. Jos miettii esimerkiksi meidän myynnin prosesseja, niin se vaatii aikaa ja vaivaa, että yhteiset toimintamallit saadaan osaksi myyjien arkipäivää. Tämä ei onnistu, jos yrittää samaan aikaan laittaa liian montaa asiaa kuntoon, eikä pysty varaamaan riittävästi aikaa toimintamallien viemiseksi arkeen.
Tiekartta ohjaa kehitystä jatkossa
Vahvan pohjatyön, eli vision ja tavoitetilan pohjalta rakennetun tiekartan ansiosta myös tulevat askeleet ovat Muhoselle jo selvät.
Erityisesti hän nostaa esiin avainasiakkuuksien hallinnan kehittämisen. Sen merkitys korostuu entisestään, kun yritys siirtyy jatkossa entistä vahvemmin SaaS-palveluiden tarjoamiseen.
– Datan rikastaminen on seuraava iso askel. Isona uutena osa-alueena olemme myös ottamassa käyttöön avainasiakkuuksien johtamiseen suunnatun KAM-mallin, joka tulee meille todellakin tarpeeseen.
Mikä ihmeen KAM-malli? Tutustu avainasiakkuuksien johtamiseen lataamalla aiheesta kirjoittamamme opas.
Työskentelyyn Biitin kanssa Muhonen on tyytyväinen.
– Pakko sanoa, että Biitin kanssa on älyttömän kivaa tehdä töitä. Se voi kuulostaa erikoiselta kommentilta, mutta näinä korona-aikoina kun istut kaikki päivät koneella luurit korvilla, niin yhteistyön toimiminen jonkun kanssa on erittäin piristävää. Kaiken kaikkiaan olen todella tyytyväinen yhteistyöhömme myös koko meidän yrityksemme puolesta.