Hämmentävän kevään ja erikoisen kesän jälkeen on hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään menneitä. Mitä me yrityksenä opimme koronakeväästä? Mitä minä opin toimitusjohtajana?
Jälkiviisaudesta on joskus sanottu, että se on viisauden imelin tyylilaji. Jälkikäteen on helppoa sanoa, mitä olisi pitänyt tehdä tai mitä ei missään nimessä olisi saanut tehdä. Yrityselämässä se on kuitenkin hyvä tapa ottaa opiksi. Mitä me Biitillä opimme koronakeväästä? Opimmeko jotain sellaista, josta voisi olla meille hyötyä jatkossakin? Jotain, jota muutkin voisivat kokeilla?
Mieleen nousee kolme päällimmäistä asiaa: nopeus, työkalut ja vapaus.
Nopeat syövät, hitaat nääntyvät
Koronakevät osoitti jälleen, että pidemmän päälle parhaiten menestyvät ne yritykset, jotka kykenevät reagoimaan muutoksiin muita nopeammin.
Kun rajusti muuttuneessa tilanteessa lähdetään muuttamaan asioita, niin muutokset kannattaa tehdä riittävän isosti ja ne on syytä tehdä nopeasti. Liian pienet muutokset vaikeassa tilanteessa jäävät usein melko turhiksi.
”Liian pienet muutokset vaikeassa tilanteessa jäävät usein melko turhiksi.”
Me esimerkiksi siirsimme koko toimintamme poikkeustilanteen ajaksi etämoodiin, jolloin meidän oli mietittävä myös kaikki toimintatapamme uudelleen. Tästä yhtenä hyvänä esimerkkinä voin mainita etätyöpajat, joilla korvattiin kaikki projekteihin kuuluvat työpajat. Se ei ollut mitenkään yksinkertainen operaatio, vaan etätyöpajoja varten oli rakennettava omanlaisensa konsepti.
Markkinoinnin osalta etämoodi tarkoitti muun muassa sitä, että kaikki kevään ja kesän ajaksi suunnitellut aamiaistilaisuudet muutettiin salamannopeasti webinaareiksi. Samalla myös loppuvuoden teemat muutettiin sellaisiksi, että niistä olisi asiakaskunnallemme mahdollisimman paljon hyötyä muuttuneessa tilanteessa. Tämän tuloksena syntyi muun muassa opas myynnin johtamisesta poikkeustilanteessa.
Myös asiakkaidemme joukosta löytyi lukuisia esimerkkejä nopeasta reagoinnista. Esimerkiksi lääketieteen alalla toimiva Immuno Diagnostic järjesti pikavauhtia potentiaalisille asiakkailleen virtuaaliesittelyjä sekä tiivisti yhteydenpitoaan tärkeisiin asiakkaisiinsa.
Moderni työ vaatii modernit työkalut
Nopeat muutokset eivät tapahdu itsestään. Ne vaativat paitsi yrityksen johdolta reagointikykyä, myös sellaiset työkalut, jotka mahdollistavat tarvittaessa jopa isot suunnanmuutokset lyhyessä ajassa.
”Nopeat muutokset vaativat sellaiset työkalut, jotka mahdollistavat isot suunnanmuutokset lyhyessä ajassa.”
Mikäli yrityksen käytössä olevat työkalut eivät siihen taivu, niin yritys jää ympäristössä tapahtuvien nopeiden muutosten jälkeen auttamatta jälkeen.
Pahoin pelkään, että moni yritys ajautui keväällä tarpeettoman vaikeaan tilanteeseen sen takia, ettei niillä ollut edellytyksiä siirtää toimintaansa etämoodiin.
Jos meidän käyttämämme työkalut eivät olisi esimerkiksi täysin tukeneet työpajojen viemistä etämaailmaan, niin olisimme todennäköisesti menettäneet useita projekteja tai ainakin moni projekti olisi siirtynyt hamaan tulevaisuuteen.
Nopeiden muutosten lisäksi modernit työkalut mahdollistavat reaaliaikaisen näkyvyyden projekteihin, työntekijöiden työtilanteeseen ja yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Tämän ansiosta yrityksissä pystytään keskittymään muutoksiin reagoimiseen sen sijaan, että aikaa tuhlaantuisi asioiden taustojen selvittämiseen ja tilanteen hahmottamiseen.
Me toimimme projektibisneksessä, jossa jatkuva yhteydenpito asiakkaisiin on elintärkeää. Hyvien työkalujen avulla me onnistuimme lopulta melko kivuttomasti siirtämään projektit etämaailmaan, koska kaikki projekteihin liittyvä data, kuten esimerkiksi aikataulut ja toteutussuunnitelmat, oli jo olemassa.
Etänä toteutetut projekti onnistuivat kaiken kaikkiaan niin hyvin, että jatkossa meidän on varmasti syytä miettiä yhdessä asiakkaiden kanssa, kuinka usein meidän kannattaa tavata kasvotusten. Etätapaamiset kun säästävät merkittävästi sekä meidän että asiakkaiden kullanarvoista aikaa.
Lisää vapautta työntekijöille
Meillä Biitillä on alusta asti ollut sellainen vapaamielinen työkulttuuri, jossa kaikki pääsevät vaikuttamaan omiin työskentelytapoihinsa. Silti etätyömoodiin siirtyminen pelotti minua melkoisen paljon.
Osaavatko ihmiset työskennellä itseohjautuvasti? Kärsiikö työn? Kykenevätkö ihmiset keskittymään epävarmassa tilanteessa olennaisiin asioihin? Selviytyvätkö he?
Minusta tuntuu, että monessa yrityksessä on pitkään aliarvioitu ihmisten omaa rationaalista kykyä muokata omaa toimintaansa itsenäisesti sekä halua auttaa yritystä menestymään. Tuntemattomassa tilanteessa ilmaantuu usein luontainen tarve lisätä kontrollia. Tunnistin koronakevään aikana saman myös itsessäni.
Yllätyin siitä, kuinka nopeasti ihmiset sopeutuivat muuttuneeseen tilanteeseen ja löysivät keinoja tehdä asioita uudella tavalla. Pelkoni osoittautuivat siis turhiksi.
Näin jälkikäteen ajateltuna paras tapa johtaa ihmisiä yllättävässä tilanteessa on käydä tilannetta yhdessä läpi ja perustella selvästi, miksi asioita pyritään tekemään tietyllä tavalla. Johdolta odotetaan ohjeistusta ja suunnannäyttöä, mutta kaikkea ei pidä yrittää kontrolloida yllättävässäkään tilanteessa.
”Minun veikkaukseni on, että voittajiksi nousevat ne yritykset, jotka reagoivat nopeasti, hyödyntävät nykyaikaisia työkaluja ja antavat työntekijöilleen riittävät vapaudet toteuttaa itseään.”
Nähtäväksi jää, ketkä selviävät tästä koronavitsauksesta parhaiten. Minun veikkaukseni on, että voittajiksi nousevat ne yritykset, jotka reagoivat nopeasti, hyödyntävät nykyaikaisia työkaluja ja antavat työntekijöilleen riittävät vapaudet toteuttaa itseään. Siihen voittajajoukkoon mekin tähtäämme.