Riina Törneen uratarina on värikäs. Matkatoimistossa uransa aloittanut Törne työskentelee nykyisin energia-alalla toimivassa Lumme Energiassa järjestelmäasiantuntijana. Yksi hänen tärkeimmistä työtehtävistään on toimia yrityksessä Salesforcen pääkäyttäjänä. Pääkäyttäjänä hänen vastuullaan on muun muassa järjestelmän ylläpito, pienkehitys sekä käyttäjien koulutus.
Tässä tarinassa keskitymme Törneen tarjoaman esimerkin kautta siihen, minkälainen rooli organisaation omalla pääkäyttäjällä voi Salesforcen ylläpidossa ja kehittämisessä olla sekä kuinka tällaiseksi pääkäyttäjäksi kehitytään.
Ensikosketus Salesforceen
Törneen matka Salesforce-pääkäyttäjäksi alkoi oikeastaan jo 12 vuotta sitten, kun hän ensimmäisen äitiyslomansa jälkeen halusi palata töihin, mutta matkatoimistojen tulevaisuus näytti synkältä. Myöskään kolmivuorotyö hotellissa ei pienen lapsen tuoretta äitiä silloin houkutellut.
”Päädyin sähkönmyyntiyhtiö Energiapolarin myyntiassistentiksi kuluttajamyynnin puolelle. Olen ollut koko tämän ajan töissä samalla työsopimuksella, mutta työnantajan nimi on firmojen yhdistymisten ja yrityskauppojen myötä vaihtunut jo useampaan kertaan. Samalla myös oma roolini on muuttunut teknisemmäksi, eli toimin nykyisin järjestelmäsiantuntijana”, Törne kertoo.
Ensimmäisen kosketuksensa CRM-järjestelmiin ja samalla Salesforceen Törne sai vuonna 2019, kun hänen silloinen työnantajansa Loiste Sähkönmyynti lähti kartoittamaan erillisen CRM:n hankintaa varsinaisen asiakastietojärjestelmän (ATJ) rinnalle.
”Tarvitsimme uutta järjestelmää, sillä ATJ ei enää taipunut meidän tarpeisiin, ainakaan sellaisella nopeudella tai ketteryydellä, mitä kipeästi kaivattiin. Meiltä puuttui 360 asteen näkymä asiakkuuksiin sekä yksi selkeä paikka, joka kokoaisi kaiken pirstaloituneen datan yhteen. Liiketoimintamme oli myös laajenemassa perinteisestä sähkönmyynnistä muihinkin energiapalveluihin, esimerkiksi aurinkosähköjärjestelmien puolelle, mutta asiakastietojärjestelmämme ei oikein taipunut liidien ja myyntiputkien hallintaan”, Törne muistelee.
Törne osallistui aluksi erilaisten vaihtoehtojen kartoitukseen ja jatkoi siitä testaajan roolissa, kun päätös Salesforceen siirtymisestä oli tehty.
Hänen roolinsa Salesforcen parissa alkoi muuttua askel askeleelta teknisemmäksi – ja samalla haastavammaksi. Kartoitusvaiheessa hän tarkasteli järjestelmiä ylätasolla. Tavoitteena oli ymmärtää, mihin kaikkeen eri järjestelmät taipuvat ja kuinka hyvin ne voisivat vastata yrityksen tarpeisiin.
Testausvaiheessa fokus siirtyi yhä enemmän käytännön tasolle, eli järjestelmän arkiseen käyttöön. Mukaan alkoi tulla esimerkiksi integraatioihin liittyviä teknisiä seikkoja. Uutta opittavaa oli todella paljon.
”Minulla ei ollut Salesforcesta entuudestaan minkäänlaista kokemusta. Pääsin tutustumaan järjestelmään ensimmäistä kertaa keväällä 2020 testaajan roolissa. Siinä roolissa osaaminen ja ymmärrys kuitenkin karttuivat todella nopeasti ja kun järjestelmälle käyttöönoton yhteydessä tarvittiin pääkäyttäjä, niin se tuntui luontevalta jatkolta testaajan roolille.”
Jälkikäteen Törne jopa hieman hämmästelee, miten hän pääsikin niin hyvin kiinni Salesforce-maailmaan, vaikka hänellä oli aluksi varsin vähän kokemusta tietojärjestelmistä.
Keltanokasta asiantuntijaksi
Mitä kaikkea Törne on kolmen vuoden aikana Salesforcesta oppinut? Biitillä Salesforce-konsulttina työskentelevä Mikko Pekkala on päässyt seuraamaan läheltä Törneen oppimismatkaa Salesforce-keltanokasta monissa liemissä keitetyksi asiantuntijaksi.
Pekkalan arvion mukaan Törne on nykyisin niin kykyväs Salesforceen liittyvissä asioissa, että hän voisi yhtä hyvin työskennellä vaikkapa Salesforce-konsulttina. Törne hymähtää kuullessaan arviosta.
”Minusta tuntuu, että poden välillä edelleen huijarisyndroomaa. Mietin, milloin joku havahtuu siihen, että eihän minulla ole edes mitään virallista koulutusta näihin hommiin. Iso kiitos kuuluu kaikille työkavereille, jotka ovat tukeneet minua uusien asioiden oppimisessa. Iso kiitos myös Biitin porukalle, että ovat kädestä pitäen opastaneet, mitä kaikkea Salesforcella voi tehdä ja miten järjestelmä taipuu erilaisiin asioihin, Törne kertoo.”
Törne arvioi, että matka untuvikosta osaavaksi Salesforce-pääkäyttäjäksi on edennyt hämmästyttävän kivuttomasti, koska taustalla on ollut sopiva yhdistelmä omaa innostusta, rohkeutta kokeilla uusia asioita sekä jatkuvasti mahdollisuuksia oppia muiden esimerkistä.
”Todella iso osa kehityksestä on tapahtunut projektipalaverien aikana, kun olemme yhdessä biittiläisten kanssa miettineet asioita. Jos en ole osannut tehdä jotakin tai jonkin asian tekemiseen ei ole löytynyt toimivaa mallia, niin olen kysynyt joko Mikolta tai Lauralta (Nurmisto). Heidän esimerkistään olen oppinut todella paljon. Toki jos töissä on rauhallisempi hetki, niin yritän myös itseopiskella. Sitä voisi tosin tehdä paljon enemmänkin.”
Itseopiskelulla Törne viittaa erityisesti kahteen työkaluun, jotka ovat oikeastaan kaikilla Salesforcen parissa työskentelevillä kovassa käytössä: Googleen ja Trailheadiin. Google auttaa yleensä löytämään nopeasti vastaukset erilaisiin kysymyksiin tai ongelmatilanteisiin, joihin Salesforcea käyttäessä voi törmätä. Salesforcen maksuton verkko-oppimisympäristö Trailhead puolestaan on erinomainen syventää omaa Salesforce-osaamistaan täysin omaa tahtia.
Luonteva rajanveto pienkehityksen ja isompien kehityshankkeiden välillä
Vaatimattomaan sävyyn omaa osaamistaan arvioiva Törne on oppinut viime vuosien aikana niin paljon Salesforcesta ja sen toiminnallisuuksista, että hän kykenee tekemään itsenäisesti paljon järjestelmän ylläpitoon ja pienkehitykseen liittyviä asioita.
Työnjako onkin muodostunut sellaiseksi, että Lumme Energia hoitaa Törneen johdolla pienkehityksen itse ja käyttää isompiin kehityshankkeisiin kumppania. Törneen mielestä työnjako toimii erinomaisesti.
”Jos on kyse jostain pienkehityksestä tai johonkin olemassa olevaan toteutukseen liittyy pieniä muutostarpeita, niin tällaiset asiat hoidamme itse. Heti kun aletaan tehdä jotain isompaa, niin silloin meillä on aina kumppani mukana”, Törne tarkentaa.
Ja sitä isompaakin tekemistä toden totta riittää. Lumme Energia nykymuodossaan syntyi, kun Saimaan alueelta lähtöisin oleva Lumme Energia yhdisti voimansa pohjoisemmassa toimivan Loiste Sähkönmyynnin kanssa. Se aiheutti järjestelmien näkökulmasta melkoisia haasteita.
”Meillä (Lumme Energialla ja Loiste Sähkönmyynnillä) oli hyvin paljon samanlaisia, mutta päällekkäisiä järjestelmiä. Jouduimme näiden päällekkäisten järjestelmien kohdalla valitsemaan, kummalla jatketaan. Niin teimme myös CRM-järjestelmän osalta. Tuntuu, että viime vuodet ovat olleet yhtä käyttöönottoprojektia”, Törne hymähtää.
Oman mausteensa soppaan tuo myös Lumme Energian melkoisen monimutkainen IT-arkkitehtuuri eli järjestelmien muodostama kokonaisuus. Siitä saa hyvän käsityksen tarkastelemalla Salesforcen kanssa tekemisissä olevien muiden järjestelmien lukumäärää.
”Laskin, että meillä on yhteensä 10-15 eri järjestelmää, jotka keskustelevat Salesforcen kanssa. Päällekkäisistä järjestelmistä luopumisen lisäksi tavoitteena on jatkossa vähentää käyttäjien tarvetta siirtyä järjestelmästä toiseen tehdessään esimerkiksi myyntiä tai asiakaspalvelua sekä selkiyttää kokonaisuutta niin, että kaikki tieto löytyisi yhdestä paikasta. Kaikista taustajärjestelmistä emme tietenkään voi luopua, mutta päätavoitteena on saada kaikki data yhteen paikkaan ja samalla kaikkien meidän liiketoimintojen käyttöön”, Törne kertoo.
Tätä päätavoitetta kohti Törne on edelleen matkalla. Hän arvioi, että ihan tuossa tuokiossa kaikkea ei saada valmiiksi, mutta kehitystä tapahtuu kuitenkin koko ajan. Niin hänen omissa taidoissaan kuin koko Lumme Energian kyvykkyyksissä.
”Ehkä kun tämä tilanne tästä rauhoittuu, niin saatan jopa käydä suorittamassa ensimmäiset Salesforce-sertifikaattini. Sellainen oma tavoite minulla tässä on.”
