Master datan hallinta (eng. master data management, lyhenne MDM) voi tuntua terminä haastavalta. Master datalla tarkoitetaan yrityksen hallussa olevaa ydintietoa eli organisaation toiminnan kannalta välttämätöntä perustietoa, kuten esimerkiksi asiakastietoja. Master data on aina samaa riippumatta siitä, missä yrityksen yksikössä sitä käsitellään.
Matthew Fitzsimons, VP of Sales & Solutions, Biit Oy
Master data voi sisältää muun muassa osoitteita, nimiä tai yritystunnuksia. Tuttu esimerkki yksilötason datasta on verkkopankkitunnukset, joiden avulla kirjaudumme palveluihin, jotka vaativat vahvan tunnistautumisen.
Vahva tunnistautuminen tuo yrityksen käyttöön uniikin henkilötunnuksen. Henkilötunnuksen avulla meidät voidaan esimerkiksi tunnistaa viranomaisten palveluissa ja sen avulla meistä saadaan näkyviin myös paljon muita tietoja. Tällöin master datalla todennetaan, että pyytävällä taholla on oikeus saada haluamansa tiedot.
Pysyvän luonteensa vuoksi master data myös muuttuu harvemmin kuin moni muu yrityksen omistama data, kuten esimerkiksi ostotapahtumiin liittyvät tiedot. Silloin kun master datassa tapahtuu muutoksia, on ne pystyttävä päivittämään jokaiseen yrityksen järjestelmään, jossa master dataa käsitellään. Näin taataan liiketoiminnan saumattomuus.
Perusajatuksena “single source of truth”
Jos olet jo aiemmin kuullut master datasta ja sen hallinnasta, olet saattanut törmätä myös termiin single source of truth. Vapaasti suomennettuna se taipuu muotoon ainoa totuuden lähde.
Master datan hallinta nojaa juuri tähän ajatukseen. Yrityksellä on alusta, jossa master datan hallinta tapahtuu. Alusta voi olla Salesforce, Azure, jokin muu pilvipalvelu tai kustomoitu ratkaisu. Vaikka organisaation sisällä useat henkilöt tietäisivät yksittäisestä asiakkaasta joitakin perustietoja, tämä alusta on ainoa paikka, joka tarjoaa kaiken ydintiedon. Lisäksi se on ainoa paikka, josta löytyy absoluuttisen varma vastaus siihen, onko jokin käyttämämme tieto ajantasainen vai ei.
”Lisäksi se on ainoa paikka, josta löytyy absoluuttisen varma vastaus siihen, onko jokin käyttämämme tieto ajantasainen vai ei.”
Master datan hallintaan käytetty alusta kytkeytyy muihin järjestelmiin, joiden käyttäjille master dataa voidaan tarvittaessa jakaa. Tällaisia järjestelmiä kutsutaan tilaajasovelluksiksi (eng. subscriber).
Otetaan esimerkiksi verkkokauppa, jossa ostajalle halutaan tehdä luottotietojen tarkastus. Verkkokauppiaalla saattaa kyllä olla ostajasta jotakin master dataa, mutta ei kaikkea tarkastuksen suorittamiseen vaadittavaa. Verkkokauppias ei siis hallitse todellista master dataa, vaan ottaa tilaajasovelluksella yhteyden master datan hallinnan alustaan pyytääkseen lupaa saada käyttöönsä puuttuvat tiedot.
Master datan hallinnan peruskysymys: kenellä on oikeudet?
Master datan hallinta ei tarkoita ainoastaan olemassa olevaa alustaa ja sieltä löytyviä ydintietoja. Itse asiassa master datan hallinnassa on kyse pitkälti siitä, kenellä on oikeus saada tietoja käyttöönsä, kuka voi tehdä muutoksia alustalla olevaan master dataan tai poistaa sitä.
Kyse on siis tiedon omistajuudesta. Jokaisella master dataa hallinnoivalla yrityksellä täytyykin olla hyvin määritelty käyttövaltuushallinta, joissa nämä oikeudet määritellään.
Kun tilaajasovellus pyytää master datan hallinnan alustalta lupaa saada puuttuvia tietoja, voidaan ne tarjota vain, mikäli riittävät oikeudet ovat voimassa. Tyypillistä on myös se, että tilaajasovelluksella on mahdollisuus saada haltuunsa vain tiettyjä alustan tietoja, kuten osoitetietoja.
Toisiin tietoihin, esimerkiksi laskutustietoihin, oikeuksia ei välttämättä ole. Samalla tavoin yhdellä alustaan kytkeytyneellä tilaajasovelluksella voi olla oikeudet tehdä master dataan muutoksia, mutta suurimmalla osalla tätä oikeutta ei ole.
”Ymmärrys näiden määrittelyjen tekemisen kriittisyydestä on oleellista, kun master datan hallintaa lähdetään kehittämään.”
Ymmärrys näiden määrittelyjen tekemisen kriittisyydestä on oleellista, kun master datan hallintaa lähdetään kehittämään.
Miten alkuun master datan hallinnassa?
Jos yrityksessä ei ole juuri panostettu master datan hallintaan, liikkeelle tulisi lähteä perusasioista. Varmin tie vaikeuksiin on näet sortua ajattelemaan, että master datan hallinnan voi vain nopeasti tuoda osaksi yrityksen toimintaa.
Aivan ensimmäiseksi on pystyttävä vastaamaan ainakin näihin kysymyksiin: Millaista dataa tarvitaan ja mihin tarkoitukseen? Missä haluttu data tällä hetkellä sijaitsee? Entä kenelle sitä voidaan jakaa?
”Todellisuudessa kysymykset eivät ole niin yksinkertaisia kuin miltä ne saattavat kuulostaa. ”
Todellisuudessa kysymykset eivät ole niin yksinkertaisia kuin miltä ne saattavat kuulostaa. Vastausten saaminen vaatii usein lisäpanostuksia suunnitteluvaiheeseen, mutta käytetty aika maksaa itsensä kyllä myöhemmin takaisin laadukkaamman datan muodossa. Jos tämä vaihe sivuutetaan kokonaan, lopputuloksena on luultavasti vain jonkinlainen kaoottinen datamassa, joka ei palvele ketään.
Varsinainen master datan hallinnan kehittäminen alkaa suunnittelulla, jonka aikana listataan yrityksen tarpeet. Vasta tämän jälkeen päästään tarkastelemaan sitä, mikä alusta palvelee master datan hallinnassa parhaiten.
Mietimme aina yhdessä asiakkaan kanssa myös sitä, mitä tietokenttiä alustalle tarvitaan. Tyypillisiä tietokenttiä ovat esimerkiksi nimet ja laskutusosoitteet. Monilla alustoilla, myös Salesforcessa, voi olla muitakin alustakohtaisia tietokenttiä, jotka eivät kuitenkaan liity master dataan. Siksi on tärkeää hahmottaa, mikä data on geneeristä läpi koko organisaation.
Master datan hallinnan hyödyt
Kuten jo alussa todettiin, master datan olemassaolon ja hyvän hallinnan suurin hyöty on siinä, että yrityksessä voidaan kaikissa tilanteissa luottaa liiketoiminnalle kriittisten ydintietojen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen. Toinen selkeä hyöty on manuaalisen päivitystyön väheneminen.
”Tämän myötä voidaan viimeinkin sanoa hyvästit eri järjestelmiin käsin tehtäville päivityksille.”
Jos asiakkaan master dataa muutetaan sen hallinnan alustalla, saavat siihen kytkeytyneet järjestelmät automaattisesti tiedon muutoksista. Tämän myötä voidaan viimeinkin sanoa hyvästit eri järjestelmiin käsin tehtäville päivityksille.
Enää ei myöskään tarvitse vastata eri yksiköiltä tuleviin toistuviin kyselyihin perustiedoissa mahdollisesti tapahtuneista muutoksista. Samalla yrityksessä voidaan luottaa siihen, että master datan säilytys ja siirto tapahtuu aina turvallisesti.
Monella yrityksellä on käytössään useita eri sovelluksia ja järjestelmiä. Tällaisessa tilanteessa hyvä master datan hallinta korostuu, sillä se johtaa datan johdonmukaisuuteen ja sen laadun paranemiseen. Digitalisaation voimistuessa nämä ovat ominaisuuksia, joita jokaisen menestystä janoavan yrityksen on syytä tavoitella.
VP of Sales & Solutions, Biit Oy
