keskiviikko, 15.4.2020, Avainsanat: etätyö, etätyöpajat, korona, poikkeustilanne, työpajat
Näin vedät etätyöpajan onnistuneesti
Useimmille meistä projektien parissa työskentelevistä työpajojen vetäminen on varsin tuttua puuhaa. Tiedämme, mitä työpajan vetäminen vaatii ja mitä onnistuneelta työpajalta sopii odottaa. Viime aikoina olemme kuitenkin joutuneet miettimään asioita uudelleen. Kuinka vetää työpaja onnistuneesti etänä?
Meille on kertynyt runsaasti kokemusta työpajojen vetämisestä, sillä yleensä meidän asiakkaille vetämät projektit lähtevät liikkeelle päivän tai parin mittaisista työpajoista, joiden tavoitteena on varmistaa, että suunniteltu projekti vastaa asiakkaan tarpeisiin.
Kyseessä voi olla esimerkiksi Salesforcen käyttöönotto, jossa järjestelmä pystytetään asiakkaan tarpeiden mukaisesti tai yhtä hyvin projektin tarkoituksena voi olla vaikkapa avainasiakkuuksien johtamismallin rakentaminen jo käytössä olevaan CRM-järjestelmään.
Oli kyse sitten minkälaisesta projektista tahansa, niin työpaja auttaa löytämään yhteisen sävelen jo matkan alkuvaiheessa.
”Moni asiakkaamme haluaa jatkaa toimintansa kehittämistä poikkeustilanteesta huolimatta.”
Koronavirus on kuitenkin pakottanut miettimään monia perusasioita uudelleen. Moni asiakkaamme haluaa jatkaa toimintansa kehittämistä poikkeustilanteesta huolimatta, joten meidän on pitänyt yhdessä miettiä, kuinka projektit voidaan vetää onnistuneesti myös poikkeuksellisissa olosuhteissa. Yhtenä olennaisimmista kysymyksistä on ollut se, mitä tehdä työpajoille.
Näitä ja lukuisia muita myynnin kannalta ajankohtaisia kysymyksiä pohditaan uudessa oppaassamme ”Myynnin johtaminen poikkeustilanteessa”.
Lähtökohtana on ollut se, ettei työpajoja tarvitse perua tai siirtää myöhempään ajankohtaan. Modernien työkalujen avulla niiden vetäminen onnistuu mainiosti myös etänä, mutta vaatii hyvää pohjatyötä ja muutamien seikkojen huomioimista.
Esittelen tässä tekstissä kokemustemme pohjalta, kuinka työpajat kannattaa järjestää etänä ja minkälaisia asioita työpajan vetäjän kannattaa ottaa huomioon työpajaan valmistautuessaan.
Miten etätyöpaja poikkeaa perinteisestä työpajasta?
Etätyöpajat eroavat perinteisistä työpajoista monellakin tapaa. Tässä niistä merkittävimmät:
Viestintä. Etäyhteys typistää väkisin osan viestinnästä, sillä sanojen lisäksi merkittävä osa viestinnästä tapahtuu esimerkiksi eleiden ja ilmeiden välityksellä. Etätyöpajassa on vaikeampi astia osallistujien reaktioita ja asennoitumista keskusteluun.
Aktiivisuus. Onnistunut työpaja edellyttää osallistujilta aktiivisuutta, mutta etäyhteys saattaa passivoida osallistujia sekä herättää joissakin jopa vastustusta.
Häiriötekijät. Kasvotusten vedettävissä työpajoissa ei ole juurikaan ulkopuolisia häiriötekijöitä, kun kaikki työskentelevät samassa tilassa, mutta etäyhteys lisää häiriötekijöiden määrää merkittävästi – etenkin, kun ihmiset työskentelevät kotoa käsin.
Työkalut. Perinteiset työpajoissa käytettävät työkalut, kuten fläppitaulut ja muistilaput ovat kaikille tuttuja ja toimiviksi havaittuja. Teknologia mahdollistaa monenlaisten yhteistyövälineiden käytön myös etänä, mutta niiden käyttäminen ei aina ole täysin ongelmatonta.
Etätyöpaja ei siis ole samanlainen kokemus kuin kasvotusten pidetty työpaja. Tätä asiaa ei kannata yrittää piilotella, vaan todeta rehellisesti heti alkuun.
Tässä lista asioista, jotka kannattaa etätyöpajaan valmistautuessa huomioida:
- Paikoillaan istuminen läppärin edessä usean tunnin ajan vaikeuttaa keskittymistä.
- Etätyöpajoissa hiljaisemmat henkilöt jäävät helposti vähemmälle huomiolle.
- Työpajan vetäjän on vaikeampaa omalla olemuksellaan ohjata työpajaa.
- Hyvin jäsennelty agenda tekee työpajasta erittäin tehokkaan, kun keskustelu keskittyy oleelliseen.
- Kaikille osallistujille työpajassa käytettävä teknologia ei välttämättä ole entuudestaan tuttua, joten asioiden opettelemiseen kannattaa varata hieman aikaa. Erityisen tärkeää se on silloin, jos työpajassa hyödynnetään uusia virtuaalivalkotauluja tai jopa AR/VR-teknologiaa.
- Osallistujat saattavat haastaa etätyöpajan mielekkyyttä, koska etätyöpajasta ei ole aiempaa kokemusta tai työpaja on suunniteltu huonosti.
Onnistuneen etätyöpajan vetäminen
Jaan tässä selkeyden vuoksi vinkit onnistuneen etätyöpajan vetämiseen kahteen osaan: miten valmistautua ja miten toimia varsinaisen työpajan aikana.
Valmistautumiseen on syytä käyttää vielä enemmän aikaa kuin normaalisti. Varsinkin, jos valmistaudut vetämään ensimmäistä etätyöpajaasi tai olet vetämässä ensimmäistä etätyöpajaa kyseiselle asiakkaalle.
Miten valmistautua etätyöpajaan?
Perustelut. Kerro osallistujille jo ennen työpajaa, miksi työpaja kannattaa pitää etänä nyt, eikä jäädä odottelemaan tilanteen palautumista ennalleen. Mieti perustelut osallistujien näkökulmasta.
Verkkoyhteydet. Varmista, että verkkoyhteydet toimivat ja mieti jo etukäteen miten toimit, jos yhteyden kanssa on ongelmia. Jos et esimerkiksi itse pystykään jakamaan yhteistä työtilaa, voi joku työkaverisi tehdä sen puolestasi. Voisitko esimerkiksi käyttää mobiiliyhteyttä, mikäli verkkoyhteytesi lakkaa toimimasta?
Työkalut. Voi olla, että osa työkaluista on vieraita jopa sinulle. Tutustu niihin etukäteen ja arvioi, pystyvätkö myös osallistujat oppimaan niiden käytön nopeasti. Jo ennen työpajaa kannattaa varmistua siitä, ettei työpaja mene sähläämiseksi hankalien työkalujen takia. Pidä mielessä, että työpajan vetäjänä sinulta odotetaan ammattitaitoista otetta.
Valmistautuminen. Onnistunut etätyöpaja edellyttää, että vetäjän lisäksi myös osallistujat ovat valmistautuneet huolella. Siksi on syytä kertoa osallistujille etukäteen, miten heidän tulisi työpajaan valmistautua. Toivotaanko heiltä esimerkiksi webbikameraa, jotta heihin saadaan näköyhteys? Käytetäänkö työpajassa joitain työkaluja, joihin osallistujat voivat halutessaan tutustua etukäteen? Tarvitaanko työpajassa kynää ja paperia?
Kuinka vetää etätyöpaja onnistuneesti?
Kuvayhteys. Pyydä heti aluksi, että kaikki kääntäisivät kuvayhteyden päälle työpajan ajaksi. Tämä aktivoi osallistujia ja auttaa heitä keskittymään. Kuvayhteys syö laajakaistan leveyttä, joten jotkut osallistujat tai sinä voitte joutua sulkemaan yhteyden jos ääni tai ruudun jako pätkii.
Tunnelman keventäminen. Tunnelma voi olla aluksi jäykistynyt, sillä kaikki osallistujat eivät välttämättä tunne toisiaan kovin hyvin eivätkä ehkä viihdy kameran edessä. Osa saattaa jopa tuntea olonsa kiusaantuneeksi. Aloita siis keventämällä tunnelmaa esimerkiksi esittelemällä omaa etätyötilaasi tai käyttämällä esittelyissä muuten käytettäviä tekniikoita kuten ”Mikä on intohimosi?” tai virtuaalityötilaan tehdyllä piirustuksella.
Jakaantuminen ryhmiin. Jaa ryhmä pienempiin, maksimissaan noin viiden hengen ryhmiin, jotka alustuksen jälkeen työstävät omia tehtäviään omissa erillisissä puheluissa ja palaavat takaisin ryhmäpuheluun purkamaan tehtäviä. Ryhmän vetäjällä on vastuu palauttaa ryhmä yhteen sovitussa ajassa ja tarvittaessa jakaa puheenvuoroja. Näin kaikki osallistujat saavat äänensä paremmin kuuluviin.
Tauot. Pidä työpajan aikana riittävän usein taukoja ja kannusta osallistujia liikkumaan taukojen aikana sekä jopa työpajan aikana, jos se kestää useita tunteja tai jopa koko päivän. Seisominenkin on parempi kuin jatkuva istuminen.
Työpajan jakaminen osiin. Mikäli mahdollista, niin jaa koko päivän kestävä työpaja kahdelle päivälle. Vältä kuitenkin päivien tai viikkojen väliä, sillä asia ehtii unohtua työpajojen välissä.
Virtuaalilounas. Ehdota lounaan pitämistä yhteisenä virtuaalilounaana, joka toimii samalla raskaan työpäivän keventäjänä.
Dokumentointi. Huolehdi siitä, että kaikki asiat dokumentoidaan samaan työtilaan. Me olemme omissa etätyöpajoissamme käyttäneet Google Slides -esityksiä, joihin kaikilla ryhmien vetäjillä on ollut pääsy. Kannattaa myös harkita virtuaalivalkotaulujen käyttämistä. Jotta osallistujilla olisi visuaalinen kartta työpajasta, kannattaa käyttää ankkurisivuja, jotka kertovat osallistujille mitä on tehty ja mitä tullaan tekemään.
Aktiviteetit. Yritä pitää monologit vähäisinä ja laadi työpajalle sellainen agenda, jossa on mahdollisimman paljon aktiviteetteja. Tavoite on aktivoida kaikki osallistujat.
Osallistaminen. Varmista, että kaikki saavat mielipiteensä kerrottua ja kysy suoraan hiljaisimmilta osallistujilta, olisiko heillä jotain lisättävää.
”Vaikka etätyöpajan pitäminen onkin oma taiteenlajista, niin hyvän työpajan fasilitoinnin periaatteet ovat silti edelleen päteviä.”
Vaikka etätyöpajan pitäminen onkin oma taiteenlajista, niin hyvän työpajan fasilitoinnin periaatteet ovat silti edelleen päteviä. Perustele osallistujille miksi tehdään, mitä tehdään seuraavaksi, mitä on saatu aikaiseksi, miten nämä asiat liittyvät seuraavaan aiheeseen ja mitä tehdään työpajan jälkeen sekä pidä tuloksia jatkuvasti näkyvillä sekä havainnollista edistymistä.
Kun rakennat etätyöpajan agendan huolellisesti, autat osallistujia valmistautumaan siihen hyvin ja vedät työpajan ammattimaisella tavalla, niin saatat jopa huomata, että työpaja onnistui etänä paremmin kuin se olisi ehkä onnistunut kasvotusten.
Tätä ja monia muita myynnin johtamisen kannalta juuri nyt tärkeitä näkökulmia on käsitelty äskettäin julkaisemassamme ”Myynnin johtaminen poikkeustilanteessa” -oppaassa, joka on vapaasti ladattavissa ilman yhteystietojen antamista.
Kirjoittaja
Pitkän uran erilaisissa myynti- ja myynnin kehitystehtävissä tehnyt Timo Ylikangas työskentelee Biitillä Customer Success Executivena, eli asiakkaiden parhaana kaverina. Ylikankaan intohimona on myynnin kehittäminen ihmislähtöisesti.
Avainsanat
