Palkka-, talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuja toimittava Visma Public on pyrkinyt muuttamaan liiketoimintaansa perinteisestä projektien toimituksesta Software as a Service -ratkaisujen toimittajaksi. Muutos edellyttää, että myös myynnin järjestelmät tukevat uutta liiketoimintaa.
Jo 1960-luvulla reikäkorteilla toimivia ohjelmistoja asiakkailleen tarjonnut Visma Public on kehittynyt nykypäivän palkka-, henkilöstö- ja taloushallinnon kokonaisratkaisuja tarjoavaksi yritykseksi, joka siirtyi osaksi Visma-perhettä vuonna 2018. Viime vuosien aikana yritys on muuttanut toimintaansa räätälöityjen projektien toimittamisesta pilvipalveluiden ohjelmistokumppaniksi.
– Kärjistetysti ilmaistuna aikaisemmin asiakkaalle toimitettiin yksittäinen projekti, minkä jälkeen asiakas jätettiin aika lailla oman onnensa nojaan. Nykyisin asioita on mietittävä pitkäjänteisemmin, sillä jos asiakkaan mielestä yritys ei kehitä toimintaansa tai pysty tarjoamaan mitään uutta, niin toimittaja vaihdetaan toiseen. Tämä on ollut iso muutos vanhaan maailmaan nähden, Visma Publicilla myynti- ja markkinointijohtajana toimiva Jani Muhonen kertoo.
Muhonen kertoo, että nykyisessä pestissä vuoden 2020 lopulla aloittaessaan häneltä puuttui aluksi kokonaan näkyvyys siihen, missä myynnin osalta mennään.
Yritys oli muutama vuosi aikaisemmin korvannut entisen CRM-järjestelmänsä Salesforcella, mutta järjestelmä oltiin otettu käyttöön kiireellä, eikä se kyennyt tukemaan yrityksen liiketoimintamalleja tai prosesseja.
Muhonen arvioi, että perusdata oli vaihdoksen myötä kunnossa, mutta järjestelmää ei kuitenkaan käytetty arkipäiväisesti käytännön tekemisen tukena, vaan enemmänkin pakollisten tietojen kirjaamispaikkana.
– Kukaan ei ollut ehtinyt miettiä, mitä järjestelmälle pitäisi oikeasti tehdä. Sinne oli päässyt kertymään paljon tauhkaa, Muhonen sanoo.
Järjestelmäkehitystä liiketoiminnan visio edellä
Uudessa roolissaan Muhonen pääsi hyppäämään heti liikkuvan junan kyytiin. Yhteistyö Biitin kanssa aloitettiin työpajoista, joiden tavoitteena oli saada perusasiat kuntoon.
– Aluksi kirkastettiin liiketoiminnan visio ja rakennettiin ymmärrys siitä, miltä IT-arkkitehtuurin pitäisi näyttää tulevaisuudessa. Liikkeelle lähdettiin vahvasti tulevaisuuteen katsomisen näkökulmalla. Miten saadaan myyntiputki rakennettua, ja miten tieto valuu myynniltä taloushallintoon?
”Aluksi kirkastettiin liiketoiminnan visio ja rakennettiin ymmärrys siitä, miltä IT-arkkitehtuurin pitäisi näyttää tulevaisuudessa.”
Vuodenvaihteen molemmin puolin järjestettiin useita työpajoja, joiden avulla rakennettiin IT-kehityksen visio ja nykyarkkitehtuurin lisäksi tavoitearkkitehtuuri. Näin päästiin suunnittelemaan tiekarttaa ohjaamaan järjestelmäkehitystä.
– Tavoitetilan kirkastaminen näkyi todella hyvin. Meillä oli yhtä aikaa meneillään monenlaisia kehitysprojekteja, joten kaikilla ei ollut heti aluksi yhtäläistä käsitystä siitä, missä mennään ja mitä tehdään.
Hyvin rakennettu pohja mahdollisti myös ketterämmän lähestymistavan.
– Oli hyvä asia, että liikkeelle lähdettiin pienin askelin, eikä kaikkea yritetty saada kerralla kuntoon. Matkan aikana on niin moni asia muuttunut, ettei se olisi toiminutkaan, Muhonen arvioi.
Ensimmäiseksi myyntiputki kuntoon
Tavoiteena oli rakentaa toimiva putki markkinoinnista myynnin kautta aina laskutukseen saakka sekä saada 360 asteen näkymä asiakkuuksiin, jotta asiakkaita voitaisiin palvella entistä paremmin. Ensimmäisiä selkeitä tuloksia yritys alkoi saada jo ensimmäisen puolen vuoden aikana.
– Meidän liidituotanto on selkeästi kehittynyt. Samalla sekä liidi- että myyntimahdollisuusprosessit on määritelty tarkasti, viety tuotantoon ja otettu käyttöön. Myös mittarointia on kehitetty. Aluksi minulla oli aika sokko olo, kun en tarkalleen tiennyt, minkälainen firma meillä on ja mihin me olemme menossa. Nyt tämä iso kuva on selkiytynyt.
Tiedon kulku vaatii myös integraatioiden rakentamista. Nykyisin tieto kulkee Salesforcesta sujuvasti esimerkiksi Visma Publicin Wintime-ratkaisun järjestelmään.
Transformaatiohankkeita varten Muhosella on myös jaettavaksi yksi tärkeä oppi keväältä.
”Vaatii aikaa ja vaivaa, että yhteiset toimintamallit saadaan osaksi myyjien arkipäivää.”
– Sitä lähtee aina aivan liian optimistisesti liikkeelle aikataulujen ja päällekkäisten asioiden osalta. Jos miettii esimerkiksi meidän myynnin prosesseja, niin se vaatii aikaa ja vaivaa, että yhteiset toimintamallit saadaan osaksi myyjien arkipäivää. Tämä ei onnistu, jos yrittää samaan aikaan laittaa liian montaa asiaa kuntoon, eikä pysty varaamaan riittävästi aikaa toimintamallien viemiseksi arkeen.
Tiekartta ohjaa kehitystä jatkossa
Vahvan pohjatyön, eli vision ja tavoitetilan pohjalta rakennetun tiekartan ansiosta myös tulevat askeleet ovat Muhoselle jo selvät.
Erityisesti hän nostaa esiin avainasiakkuuksien hallinnan kehittämisen. Sen merkitys korostuu entisestään, kun yritys siirtyy jatkossa entistä vahvemmin SaaS-palveluiden tarjoamiseen.
– Datan rikastaminen on seuraava iso askel. Isona uutena osa-alueena olemme myös ottamassa käyttöön avainasiakkuuksien johtamiseen suunnatun KAM-mallin, joka tulee meille todellakin tarpeeseen.
Mikä ihmeen KAM-malli? Tutustu avainasiakkuuksien johtamiseen lataamalla aiheesta kirjoittamamme opas.
Työskentelyyn Biitin kanssa Muhonen on tyytyväinen.
– Pakko sanoa, että Biitin kanssa on älyttömän kivaa tehdä töitä. Se voi kuulostaa erikoiselta kommentilta, mutta näinä korona-aikoina kun istut kaikki päivät koneella luurit korvilla, niin yhteistyön toimiminen jonkun kanssa on erittäin piristävää. Kaiken kaikkiaan olen todella tyytyväinen yhteistyöhömme myös koko meidän yrityksemme puolesta.
Rakennushankkeiden sujuvoittamiseen ja rakennusten kolmiulotteisten tietomallien laadunvalvontaan markkinoiden edistyksellisintä ratkaisua tarjoava Solibri myy ohjelmistoaan suunnittelijoille ja rakentajille ympäri maailmaa pitkälti kumppaneiden kautta.
Solibrin toimitusjohtaja Ville Kyytsönen kuvailee yrityksen menestyksen olevan riippuvaista asiakkaiden kyvyistä ottaa uusi ohjelmisto ja uudet toimintatavat käyttöön.
– Asiakkaamme ovat tietomallinnusta työssään käyttäviä suunnittelijoita ja rakentajia, joiden osalta asiakaskuntamme jakautuu melko tarkasti 50/50. Suunnittelupuolen asiakkaat ovat tyypillisesti pieniä 1-2 hengen suunnittelutoimistoja, mutta rakennuspuolella asiakkaat ovat suurempia, jopa miljardiluokan liikevaihtoa pyörittäviä kansainvälisiä urakoitsijoita. Vuosimyynti kaikkien asiakkaiden osalta vaihtelee noin 1500 eurosta seitsennumeroiseen summaan.
”Yrityksen myynnistä peräti 60 prosenttia tulee kumppaneilta.”
Kyytsönen kertoo, että yrityksen myynnistä peräti 60 prosenttia tulee kumppaneilta. Siksi kumppanuustoiminnan jatkuva kehittäminen on määritelty yhdeksi kriittiseksi kehityskohteeksi.
– Kasvu on ykköstavoitteemme, mutta se ei meidän kohdallamme onnistu uusia henkilöitä rekrytoimalla, vaan tekemällä asioita paremmin. Ja ennen kaikkea meidän pitää auttaa kumppaneitamme onnistumaan.
Kumppanit avainasemassa
Kaksi vuotta sitten Solibrille toimitusjohtajaksi siirtynyt Kyytsönen muistelee, että yritys oli silloin toteuttamassa ensimmäistä Salesforce-kehitysprojektia kumppaninaan Biit. Lähtöajatus yhteistyölle oli myynnin kehittäminen läpinäkyvämpään suuntaan.
– Kun aloitin talossa, meillä ei ollut edes myynnin dashboardeja käytössä. Niitä oli kyllä rakenneltu järjestelmään, mutta niiden käyttö oli jäänyt olemattomaksi. Osa raporteista oli ajettu viimeksi satoja päiviä sitten. Meidän CRM-järjestelmää ei siis käytetty edes sen pääasialliseen käyttötarkoitukseen, eli asiakassuhteiden hallintaan.
Yhteistyö Biitin kanssa lähti liikkeelle myynnin tarpeista, mutta suunta ohjautui nopeasti kumppanitoiminnan kehittämiseen.
– Kumppaneiden osuus liiketoiminnastamme on niin suuri, että lähdimme jo alkuvaiheessa miettimään, miten Salesforcea voisi hyödyntää kumppanuuksien hallinnassa. Tästä ajatuksesta syntyi kumppaniportaali, joka selkiyttää huomattavasti tilausprosessia ja yhtenäistää toimintatavat eri kumppaneiden kanssa, Solibrin toimitusjohtaja Ville Kyytsönen kertoo.
Kyytsösen mukaan heillä oli joskus ajatuksissa saada kaikki kumppanit käyttämään yrityksen CRM-järjestelmää, mutta ajatuksesta luovuttiin nopeasti kumppaneiden vastustuksen takia. Sen sijaan, että kumppaneita oltaisiin houkuteltu saman järjestelmän käyttäjiksi, tavoitteeksi asetettiin tilausprosessin parantaminen ja tiedon jakamisen tehostaminen. Salesforcen Community Cloudiin (nykyisin Experience Cloud) rakennettu portaali on täyttänyt tavoitteet kirkkaasti.
”Salesforcen Community Cloudiin rakennettu portaali on täyttänyt tavoitteet kirkkaasti.”
– Olen seurannut jatkuvasti sitä, kuinka aktiivisesti kumppanit portaalia käyttävät. Alkuvaiheessa viikon aikana portaalissa oli vieraillut ehkä viisi käyttäjätunnusta, mutta nykyisin siellä on 30 aktiivista käyttäjää. Määrä kuvastaa hyvin myös aktiivisten myyjien osuutta koko partnerikentässä. Toiminta on siis siirtynyt hyvin sinne.
Käytön jatkuvaa laajentamista
Kehityspäällikkönä Solibrilla työskentelevä Annette Guillou allekirjoittaa muutokset. Kun hän Kyytsösen tavoin siirtyi yrityksen palvelukseen parisen vuotta sitten, huomasi hänkin kuinka vähällä käytöllä Salesforce yrityksessä oli.
– Vaikka Salesforce oli jo ollut talossa hetken aikaa käytössä, se miellettiin pelkäksi CRM-järjestelmäksi, vaikka se on paljon muutakin. Asioita pyöriteltiin monissa eri järjestelmissä, joiden välillä tietoja siirreltiin käsin. Se oli hirveän työlästä, hidasta ja virhealtista toimintaa. Lähdimme Biitin kanssa miettimään, miten asioita voitaisiin helpottaa, automatisoida ja keskittää yhteen järjestelmään, Guillou kertoo.
Kumppanuustoiminnan kehittämisen lisäksi Salesforcesta haluttiin tehdä pääasiallinen tiedonlähde yrityksen omille työntekijöille. Samalla Salesforcen käyttöä laajennettiin myös laskutuksen, liidien ja sopimusten osalta.
– Kumppaniportaalin lisäksi toinen mielenkiintoinen projekti Biitin kanssa on ollut trial-prosessin hiominen. Tarjoamme ohjelmistostamme 30 päivän ilmaiskokeilujaksoja, mikä on yksi meidän pääasiallisista keinoista saada uusia käyttäjiä. Kokeilujakson tietojen pitää kulkeutua meidän kumppaneille, joiden pitää lisäksi pystyä arvioimaan käyttäjien potentiaalia. Tähän käytämme trial-käyttäjien pisteytystä, Guillou kertoo.
”Kehityshankkeiden myötä muutos aikaisempaan on ollut merkittävä.”
Guilloun mielestä kehityshankkeiden myötä muutos aikaisempaan on ollut merkittävä. Aiemmin esimerkiksi sähköpostitse toimitettujen tilausten käsitteleminen edellytti paljon manuaalista työtä, mutta nykyisin tilaukset ilmestyvät portaalin kautta käsiteltäviksi miltei täysin esitäytettyinä.
– Aikaisemmin yhden tilauksen käsittelyyn kului keskimäärin 15 minuuttia, mutta nykyisin samaan menee maksimissaan viisi minuuttia. Aikaa vapautuu siis valtavasti kaikkeen muuhun työhön.
Sujuvaa yhteistyötä
Sekä Kyytsönen että Guillou ovat erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Biitin kanssa. Molemmat ovat yksimielisiä siitä, että on helppoa tehdä jatkuvaa kehitystyötä tutun kumppanin kanssa, joka ymmärtää heidän liiketoimintansa erityispiirteet.
– Yhteistyön suurimmat hyödyt ovat olleet minusta siinä, että Biitin avulla olemme saaneet yhtenäistettyä toimintatapamme sekä talon sisällä että kumppaneiden suuntaan. Samalla myös toiminnan läpinäkyvyys ja tehokkuus ovat lisääntyneet huomattavasti, Kyytsönen tiivistää.
Guilloun mielestä yhteistyö on ollut sujuvaa ja kaikkiin matkan varrella nousseisiin kehitysideoihin on pystytty reagoimaan nopeasti.
– Olemme saaneet Biitiltä apua nopeasti aina tarvittaessa. Lisäksi on ollut loistavaa työskennellä samojen ihmisten kanssa, jotka jo tuntevat meidät ja meidän toimintamme jo entuudestaan, Guillou kiteyttää.