Pintos on pitkän linjan betonirakentamisen asiantuntija, jolla on pitkä historia. Yli 60 vuotta toiminut yritys on uudistunut jo monesti. Toiminnan kehittämisen seuraavaksi vaiheeksi tunnistettiin tehokkaan ja toimivan asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönotto. Biitin avulla Pintokselle saatiin käyttöön Salesforce auttamaan erityisesti myynnin prosesseissa ja hajautuneen tiedon keskittämisessä yhteen paikkaan.
Asiakastiedon hallinta nykyaikaan
“Pintoksella oli menty monta vuosikymmentä ilman mitään yhtä CRM-järjestelmää”, Development Manager Jaakko Reunanen kuvaa.
Reunanen vastaa Development Managerina yrityksen digitaalisesta transformaatiosta. Tähän kuuluu liiketoiminnan järjestelmien kehittäminen ja päivittäminen nykypäivän vaatimusten mukaisiksi.
Reunasen työpöydällä yhtenä isona haasteena oli myynnin prosesseja tukevan CRM-järjestelmän löytäminen. Aiemmin tiedonhallinnasta oli puuttunut johdonmukaisuus. Asiakkuuksien kannalta tärkeät tiedot olivat hajautuneet useisiin eri järjestelmiin.
“Talossa on myös pitkiä työuria ja niiden mittaan muotoutuneita omia työtapoja ja rutiineja”, Reunanen kuvailee.
Tavoitteeksi uudelle CRM-järjestelmälle määriteltiin se, että kaikki myynnille ja asiakkuuksien hoidolle oleellinen tieto löytyisi yhdestä järjestelmästä.
Uudelle järjestelmälle asetettiin selkeitä tavoitteita. Sen tulisi palvella erilaisia myynnin prosesseja ja avainasiakkuuksien hoitomalleja, helpottaa myynnin kokonaisuuden seuraamista sekä samalla edistää tiedolla johtamista.
Myynnin tekemisestä haluttiin tehdä selkeämpää ja prosessimaisempaa, jotta jokaisen ei tarvitsisi joka tilanteessa erikseen miettiä, miten ja millä tavalla asiakkaaseen tulisi olla yhteydessä.
Mistä järjestelmä, joka palvelee Pintoksen asiakaslähtöistä liiketoimintaa?
“Haluna oli löytää skaalautuva järjestelmä, josta toiminnallisuudet eivät lopu kesken”, Reunanen kuvaa.
Haasteena oli kuitenkin se, että Pintoksen tuotteet ovat hyvin vahvasti asiakaskohtaisia.
Tuotteita ei useinkaan ole olemassa ennen kuin asiakas tekee tilauksen. Myydyt tuotteet koostuvat erilaisista osista, joita yhdistelemällä myyjä kokoaa asiakkaalle sopivan ratkaisun.
Tuotteiden luonteen vuoksi järjestelmän tulisi tarjota laajasti “vapausasteita” eli vaihtoehtoja tuotteille sekä niiden yksityiskohdille. Myyjän tulisi pystyä kuvaamaan myyty ratkaisu tarkasti järjestelmään, vaikka se olisi pitkälle räätälöity asiakkaan tarpeisiin.
Alkuun järjestelmä oli tarkoitus ottaa käyttöön myynnin ja asiakkuuksien hallinnan tueksi. Toiveena oli, että järjestelmän käyttöä olisi myöhemmin mahdollista laajentaa myös muille liiketoiminnan osa-alueille. Myös se, että järjestelmä sopisi kotimaan markkinoiden lisäksi kansainväliseen ympäristöön, oli yksi tärkeä valintakriteeri.
Kun tarpeet oli talon sisällä keskusteltu läpi, osoittautui, että Salesforce olisi Pintokselle luonteva valinta.
“Salesforce otti meihin yhteyttä ja olimmekin parin vuoden ajan jonkinlaisissa yhteyksissä, sillä CRM oli ollut jo pidempään tapetilla”, Reunanen summaa.
“Salesforce taas suositteli meille kumppaniksi Biitiä ja otti aktiviisesti jo myyntivaiheessa Biitin mukaan keskusteluun.”
CRM nopeasti käyttöön ja heti happotestiin messuille
Pintoksen ja Biitin yhteinen projekti lähti käyntiin työpajoilla, joissa määriteltiin Pintoksen tarpeet järjestelmälle aiempaa tarkemmin. Työskentelytapa vakuutti Pintoksen.
“Jo käyttöönoton alkuvaiheessa workshopeissa tuli esiin kova ammattitaito myynnin ja liiketoiminnan ymmärryksessä”, Reunanen kuvaa Pintoksen kokemusta.
“Näkökulma oli nimenomaan myynnillisessä toiminnassa, ei pelkästään järjestelmän konfiguroinnissa. Biitillä ymmärretään selvästi myynnin rooli osana liiketoimintaa ja kuinka järjestelmä palvelee sitä parhaiten.”
Projektin ensimmäinen vaihe eli CRM-järjestelmän käyttöönotto saatiin maaliin varsin nopeasti. Kuukauden päästä CRM:n käyttöönotosta Pintoksella oli jo käytössä myös ensimmäiset myynnin prosessit ja työkalut.
Pikatahtia Pintos järjesti myös omalle henkilöstölleen peruskoulutukset järjestelmän käyttöön.
Vain viikko käyttöönoton jälkeen Pintos pääsi kokeilemaan Salesforcea isoilla rakennusalan messuilla. Messut toimivat oivana testinä järjestelmälle ja sen käytettävyydelle hektisessä ympäristössä. Messut sujuivat uuden asiakastietojärjestelmän kanssa ongelmitta ja henkilöstön kokemus uuden työvälineen käytöstä oli positiivinen.
Nyt ensimmäisestä happotestistä on kulunut vuoden verran aikaa ja siinä missä CRM on jo käytössä arjen tekemisessä, kehitystyö Salesforcen muiden ominaisuuksien käyttöönotossa jatkuu yhä.
Yhteistyö Biitin kanssa jatkuu edelleen
CRM-järjestelmän käyttöönoton jälkeen Pintos ja Biit jatkoivat myynnin prosessien hallintaan, seurantaan ja kehitykseen liittyvää yhteistyötä. Jatkokehityskohteita on määritelty yhteisissä työpajoissa. Myynnin tueksi on jo otettu käyttöön muun muassa Biitin tarjoama KAM-ratkaisu avainasiakkuuksien johtamiseen.
Reunanen arvioi, että ensimmäinen päätavoite alkaa olla jo saavutettu. Kaikki myynnin ja asiakkuuksien hoidon tarvitsema tieto löytyy jatkossa yhdestä järjestelmästä. Lisäksi käyttöön on saatu työkalu ostojen ja toimittajien hallintaan.
Prosessissa ei ole kyse pelkästä järjestelmän käyttöönotosta, vaan Pintos hyödyntää Biitin osaamista myös myynnin prosessien hiomisessa. Työpajatyöskentelyssä päästään myös sukeltamaan tuleviin tarpeisiin ja siihen, miten Pintos voi jatkossa hyödyntää Salesforcea vieläkin tehokkaammin, ja miten järjestelmän on mahdollista tukea yrityksen muitakin toimintoja.
Pintoksen kokemus työpajoista ja valmennuksista on ollut hyvä ja he haluavatkin jatkaa työpajatoimintaa Biitin kanssa.
“Odotukset projektille ovat täyttyneet ja yhteistyömme jatkuu”, Reunanen toteaa.
“Tärkein palaute tulee aina loppukäyttäjiltä eli tässä tapauksessa Pintoksen myyjiltä. Myyntitiimistä on ilmaistu luottamus sekä itse järjestelmälle että Biitin ammattitaidolle.”