Hoivatilat on päiväkoti- ja hoivakiinteistöjen sekä palvelukortteleiden tuottamiseen, omistamiseen ja vuokraamiseen erikoistunut yritys, jonka liiketoiminta on ollut viimeiset kymmenen vuotta kovassa kasvussa.
Artikkeli: Suvi Lindström, kuvat: Mikael Kunnari
Hoivatiloilta puuttui kuitenkin järjestelmä, joka mahdollistaisi koko liiketoimintaprosessin vaivattoman hoitamisen. Vuosien saatossa kullekin työntekijälle oli muodostunut hiukan oma tapansa saattaa asiat maaliin. Excel ja Word olivat jokapäiväisessä käytössä, vaikka ne koettiin monissa tilanteissa epäkäytännöllisiksi.
Syksyllä 2017 Hoivatiloissa päätettiinkin istua alas ja suorittaa nykytilan analyysi kehitystarpeiden määrittelemiseksi.
– Tarve uudistukseen lähti ihmisistä. Työntekijämme olivat tunnistaneet useita kehitystarpeita asiakkuudenhallintaan, myyntiin ja markkinointiin liittyen. Kaivattiin integraatioratkaisua erityisesti automaattiseen tiedonsiirtoon, tietojohtamista tukevaa järjestelmää sekä helpompaa yhteydenpitoa tiimien välillä, muutosagentti Paula Marttinen Hoivatiloilta kertoo.
Konsulttiyritys Goforen kanssa yhteistyössä toteutetun analyysin pohjalta syntyi päätös ottaa käyttöön Salesforce-alustalle rakennettu CRM. Toukokuussa 2018 Hoivatilojen tiimi asetti käyttöön otettavalle järjestelmällä kolme tavoitetta:
– Päätimme yhdessä, että haluamme järjestelmän, jonka avulla työteho parantuu. Lisäksi halusimme, että järjestelmä ohjaa, muistaa ja auttaa. Viimeisenä tavoitteena oli saada sellainen lopputuote, jota haluamme aidosti käyttää, Marttinen sanoo.
”Päätimme yhdessä, että haluamme järjestelmän, jonka avulla työteho parantuu. Lisäksi halusimme, että järjestelmä ohjaa, muistaa ja auttaa.”
Tämän jälkeen Hoivatiloissa aloitettiin tiivis yhteistyö Biitin kanssa. Se huipentui vain muutamaa kuukautta myöhemmin kesäkuun lopulla, kun uusi järjestelmä otettiin käyttöön.
Uudessa työkalussa ei ole kuitenkaan kyse vain asiakkuudenhallinnasta, sillä sen käyttöönoton myötä ajallisesti pitkien rakennuttamisprojektien hallinta helpottui kokonaisuudessaan.
Läpinäkyvämpiä prosesseja ja sujuvampaa viestintää
Hoivatilojen projektit kestävät tyypilliset 1-2 vuotta. Sopivan tontin etsimisen lisäksi yritys hoitaa kiinteistön rakennuttamisen ja jää vastuulliseksi pitkäaikaiseksi omistajaksi. Vuokrasopimukset ovat tyypillisesti kestoltaan 15-20 vuotta, joten kiinteistöjen ylläpitoon liittyvien asioiden hoitamiseen tarvittiin toimiva työkalu.
– Meillä on aito avaimet käteen -konsepti, jossa asiakkaan tarvitsee tuoda valmiiseen kohteeseen käytännössä vain verhot. Kun tarve uudelle kiinteistölle syntyy, hoidamme kaiken tontin etsinnästä, vuokrasopimuksen tekoon ja rakennuttamiseen liittyviin sopimuksiin. Teemme puitteet ja tuomme asiakkaan sinne, Hoivatilojen kiinteistöjohtaja Juhana Saarni kertoo yrityksen liiketoimintamallista.
– Kun tarve uudelle kiinteistölle ilmenee, voi mennä parikin vuotta ennen kuin sopivalle tontille päästään rakentamaan. Prosessiin liittyy aina monenlaisia rakennuttajien ja urakoitsijoiden kanssa läpikäytäviä asioita ja niihin vaiheisiin Salesforce toi avun. Esimerkiksi rakennuttajapäälliköt pysyvät järjestelmän avulla paremmin kärryillä työnalla olevista kohteista ja tieto myös liikkuu sujuvammin. Nyt kuka tahansa voi käydä tarkistamassa vaikkapa sen, onko tietyn päiväkodin vesisopimus jo tehty. Prosessista tuli kokonaisuudessaan aiempaa läpinäkyvämpi, Saarni toteaa.
Prosessiin liittyy aina monenlaisia rakennuttajien ja urakoitsijoiden kanssa läpikäytäviä asioita ja niihin vaiheisiin Salesforce toi avun.
Vaikka järjestelmä on ollut käytössä vasta muutamia kuukausia, Hoivatiloissa nähdään jo nyt ne mahdollisuudet, jotka Salesforce tarjoaa juuri tiedolla johtamiseen. Sen avulla data kertyy viimein yhteen paikkaan ja on helpommin tiimien saavutettavissa. Erityisesti myöhemmin syksyllä käyttöönotettavan kiinteistöhankkeiden talousseurannan odotetaan jatkossa tuottavan tietoa, jonka avulla organisaatiota pystytään ohjaamaan entistä tehokkaammin.
Käyttövarmuus syntyy kokemuksen kautta
Sekä Marttinen että Saarni antavat kiitosta Biitille hyvin sujuneesta yhteistyöstä.
– Koodia tekevän voi olla joskus vaikea ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa, mutta Biitillä kokonaisuus toimii. Pidin erityisesti siitä, että he halusivat heti ensimmäisessä tapaamisessa aidosti ymmärtää yrityksemme arkea: miten myyntimies toimii ja miten hankkeita hallinnoidaan, Saarni toteaa.
Koodia tekevän voi olla joskus vaikea ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa, mutta Biitillä kokonaisuus toimii.
– Biitin projekti meni rinta rinnan erään toisen projektin kanssa ja täytyy sanoa, että asiakkaan näkökulmasta Biitin toimintatapa on todella hyvä. Kävimme parin viikon välein läpi sitä, mitä oli saatu aikaan ja mitä lähdetään jatkokehittämään, Marttinen jatkaa.
Vaikka uuden järjestelmän käyttöönotto on vaatinut vanhojen toimintatapojen purkamista eikä kaikki voi tapahtua yhdessä yössä, Hoivatiloilla ollaan vakuuttuneita siitä, että uusi järjestelmä on tullut jäädäkseen:
– Vie aina oman aikansa ennen kuin kaikki ihmiset ottavat uuden järjestelmän omakseen. Kun joka viikko käytetään järjestelmää, viestitään sen välityksellä ja kehitetään sitä yhdessä paremmaksi, niin sieltä se pikkuhiljaa hiipii osaksi työn rutiineja. Käyttövarmuus tulee kokemuksen kautta, Saarni summaa.