Kuukauden biittiläiseksi on valittu aina niin kovin mukava & leppoisa Verneri Lindholm Oulun toimistolta. Verneriä kuvaillaan usein mieheksi, jonka kanssa on yksinkertaisesti mukava tehdä töitä. Samaa ovat sanoneet niin kollegat kuin asiakkaatkin.

Minkälainen tyyppi olet?

Vaikka passissa lukeekin syntymäkotikunnan kohdalla Kaarina, olen asustellut suurimman osan elämästäni eri puolilla Lappia. Peruskoulun olen käynyt Sodankylässä, minkä jälkeen tie on vienyt opiskelujen perässä Rovaniemen kautta Vaasaan ja edelleen Ouluun, jossa olen asustellut pian kolme vuotta.

Vapaa-aikani kuluu nykyään pitkälti eri pallopelien, kalastuksen sekä veisto- ja puukäsitöiden parissa. Lisäksi olen true crimen suurkuluttaja, eli kakki aiheeseen liittyvät podcastit ja Netflix-sarjat on tullut koluttua pian läpi.

Ouluun muuton jälkeen olen toiminut myös Sporttikummin roolissa Pelastakaa Lapset ry:llä, mikä on tuonut mukavasti vaihtelua sekä vastapainoa työlle ja muille vapaa-ajan harrastuksille.

Miten päädyit Biitille?

Olen opiskellut kauppatieteitä Vaasan yliopistossa pääaineenani strateginen liiketoiminnan kehittäminen. Valmistuttuani kaverini vinkkasi Biitistä, jolla sattui olemaan toimipiste myös täällä Oulun päässä.

Minulla ei ollut juurikaan aikaisempaa IT-taustaa tai kokemusta Salesforce-ympäristöstä, mutta rekrytointiprosessin aikana pääsin tutustumaan alustaan Trailheadin kautta.

Koko rekrytointiprosessi sujui muutenkin todella kivuttomasti ja taisinkin aloittaa työt Biitillä vain viikko viimeisen haastattelun jälkeen.

Mitä teet Biitillä?

Aloitin Biitillä marraskuussa 2021 Junior Consultantin roolissa, eli olen ollut talossa nyt noin puolitoista vuotta. Pääsin melko nopeasti mukaan projekteihin kokeneemman kollegan vanavedessä ja pikku hiljaa Trailhead-opinnot vaihtuivatkin eri asiakkaille tehtävään projektityöhön.

Kun kokemusta alkoi kertyä, niin aloin saamaan myös enemmän vastuuta projekteissa ja viime syksystä lähtien olenkin toiminut konsultin roolissa.

Viimeisen vuoden ajan olen työskennellyt pääasiassa media-alan parissa ja ollut mukana rakentamassa asiakkaallemme kokonaisvaltaista myynti- ja asiakkuudenhallintajärjestelmää ADvendion mediamyynnin ratkaisun päälle.

Työnkuvani sisältää asiakastarpeiden kartoittamista ja ratkaisujen toteuttamista yhdessä muun projektitiimin kanssa. Konfiguroinnin ja kehitystyön lisäksi työpäivääni saattaa kuula myös esimerkiksi loppukäyttäjien kouluttamista tai osallistumista vaikkapa johonkin sisäiseen kehityshankkeeseen.

Kolme mahtavinta asiaa, joista tykkäät työssäsi eniten? 

1. 1. Työympäristö ja ihmiset. Meillä Biitillä on todella ammattitaitoista ja kokenutta porukkaa, joka auttaa mielellään ja tarjoaa omaa osaamistaan helpottaakseen muiden työskentelyä. Työilmapiiri on muutenkin kannustava ja täytyy kyllä myöntää, että viihdyn Biitillä oikeinkin hyvin.
   2. Kehittymis- ja etenemismahdollisuudet. Jatkuvasti kehittyvä Salesforce-ympäristö tarjoaa lähes loputtomat kehittymismahdollisuudet, ja Biit tukeekin työntekijöiden oppimista todella laaja-alaisesti esimerkiksi itseopiskelulla, sertifikaattien suorittamisella ja osallistumisella erilaisiin sisäisiin koulutuksiin. Meillä työntekijöitä ei ole myöskään sidottu tiukasti mihinkään yhteen tiettyyn rooliin, vaan omaa tekemistään voi suunnata mielenkiinnon kohteiden, uratavoitteiden tai vaikkapa toimiala-preferenssien pohjalta.
   3. Konkreettisuus ja käytännönläheisyys. Projekteissa pääsee työskentelemään läheisesti asiakkaiden loppukäyttäjien kanssa sekä pureutumaan mahdollisiin kehityskohteisiin ja haasteisiin, joita he kohtaavat jokapäiväisessä arjessaan. Konsultin työtä voisikin kuvailla omalla tavallaan ongelmanratkaisuksi ja asiakkaiden työnteon sujuvoittamiseksi teknisten ratkaisujen avulla.

Mieleenpainuvin hetki Biitillä?

On vaikea nimetä mitään yhtä tiettyä hetkeä tai kohokohtaa, mutta epäsäännöllisen säännölliset pistäytymiset Espoon toimistolla tuovat vaihtelua arkeen – olipa kyseessä sitten asiakastapaaminen, koulutustilaisuus, tiimipäivä tai jokin muu koko firman yhteinen tapahtuma.

Toki viihdyn hyvin myös täällä meidän Oulun toimistolla, joka on melko sympaattinen pieni hirsirakennus Toppilansalmen rannalla.

Haluatko Vernerin työkaveriksi? Tutustu meidän avoinna oleviin työpaikkoihin.

Kuukauden biittiläiseksi on valittu ratkaisuarkkitehdin ja Trainee-ohjelman vetäjän hattuja päässään pitävä Terhi Pio, joka tunnetaan työkavereiden keskuudessa positiivisena ja mukavana työkaverina, joka pitää aina kaikki lupauksensa. Lisäksi hänet tunnetaan intohimoisesta suhtautumisesta Salesforceen. Siitä hieman lisää tässä haastattelussa.

Minkälainen tyyppi olet?

Asun mieheni ja kohtuullisen kenkäkokoelmani kanssa Helsingin Verkkosaaressa.

Pidän itseäni sydämellisenä, herkkänä, tunnollisena, analyyttisena ja kunnianhimoisena tyyppinä. Saa tapahtua paljon, etten pitäisi lupauksestani kiinni.

Olen ehdottomasti tunneihminen, eli tosi pienetkin yksittäiset asiat saavat mut hymyilemään (tai kiukustumaan). Erityistä iloa mulle tuottavat laulaminen, kengät, listat, muiden auttaminen, musikaalit, meri, silmissä asti näkyvä hymy, matkustelu, sarkasmi, hyvä ruoka, hyvin rakennetut Salesforce-ympäristöt sekä ihmiset, jotka uskaltavat olla omia itsejään..

Yllä olevista harrastuksiksi voi kutsua laulamista ja matkustelua. Näiden lisäksi ravintolavaraukset ja kulttuuririennot, erityisesti musikaalit ja konsertit täyttävät kalenteria. 

Laulan Ahjo Ensemble -nimisessä sekakuorossa ja käyn lisäksi epäsäännöllisen säännöllisesti laulutunneilla. Laulutunti tai kuoroharjoitus on tilanne, jossa ei voi ajatella mitään muuta kuin laulamista. Siksi se on loistava tapa irrottaa itsensä muista ajatuksista. Vaikka Ahjo lopulta näyttäytyykin melko perinteisenä suomalaisten sekakuorojen joukossa, on Ahjon riveissä tullut näyttäydyttyä mm. Flow-festarien lavalla ja Italian viinitiloilla.

Harmillisesti koronan aikana ja sen jälkeen matkustelu on ollut vähän rajatumpaa. Tälle keväälle matkoja on kuitenkin varattu Lontooseen ja Amsterdamiin. Molemmat näistä konserttimatkoja, mm. Elton Johnia, John Legendiä ja Pentatonixia kuuntelemaan. Viime vuoden matkoista mieleen jäi erityisesti koko perheen kanssa tehty Tansanian matka: safaria ja rantarentoutumista. Tulevista matkoista saa tehdä ehdotuksia! 

Voin myös ihan aidosti sanoa, että Salesforce on yks mun intohimoista, myös vapaa-ajalla. Olen joskus rakentanut esimerkiksi Salesforceen kengistäni tietokannan, jossa niitä voi luokitella esimerkiksi materiaalin, koron korkeuden ja merkin mukaan.

Miten päädyit Biitille?

Salesforce-polulle ajauduin aikoinaan projektipäällikköhommien kautta. Silloin Salesforce oli yksi useammasta projektistani. Kun Salesforce-maailma alkoi avautua kunnolla, saivat muut projektit jäädä. Jos työhön voi rakastua, niin näin saattoi ehkä silloin käydä. Eikä sen jälkeen ole paljon tarvinnut muualle katsoa.

Olen Salesforce-urani aikana ollut sekä konsulttihommissa että asiakkaan puolella töissä. Olen jo pitkään ollut varma siitä, että haluan auttaa nimenomaan asiakkaita ja nähdä laajemmin erilaisia projekteja ja Salesforce-ympäristöjä. Käytännössä se tarkoittaa toimimista konsulttipuolella.

Olen ollut mukana Salesforce-kuvioissa vuodesta 2010 saakka, joten Biit on ollut koko ajan jollain tapaa tuttu. Biit valikoitui “työkodiksi” ehkä vähän yllättäen, kun juttelin vanhan kollegan Timo Pasosen kanssa keväällä 2022. Kuten tyypillistä, ensin ajattelin juttelevani ihan lämpimikseni, mutta aika nopeasti Timolla ja Nealla (Rautiainen) olikin ihan konkreettinen ja aika lailla täydellinen rooliehdotus, josta oli mahdotonta kieltäytyä. Kiva huomata myös ihan käytännössä, että tästä nykyisestä kaksijakoisesta roolista pidetään kiinni ja molemmille osille on aikaa.  

Mitä teet Biitillä?

Aloitin Biitillä syyskuussa 2022. Koeajalta tätäkin siis kirjoitellaan vielä. Rooli valikoitui keskustelujen perusteella kaksiulotteiseksi. 

Osan työajasta käytän asiakasprojekteissa ratkaisuarkkitehtina. Tarkoitus on siis ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa, ihmisiä ja prosesseja sekä rakentaa niitä tukevia skaalautuvia ja käytettäviä Salesforce-ratkaisuja. Tällä hetkellä olen projektissa, jossa vastaan ratkaisun suunnittelusta ja projektinhallinnasta, mutta olenpa saanut sormeni ujutettua vähän kehitystyöhönkin mukaan.

Toinen osa rooliani on Trainee Managerina työskentely. Vastaan Biitin harjoitteluohjelmasta, johon etsimme parhaillaan kymmentä uutta lupausta oppimaan Salesforce-maailmasta. Roolissani pääsen myös tekemään yhteistyötä Haaga-Helian kanssa muun muassa kertomalla opiskelijoille projektityöstä ja Biitin tavoista toimia sekä harjoittelemalla opiskelijoiden kanssa Salesforce-projektien toteuttamista ihan konkreettisen asiakas-casen kautta.

Kolme mahtavinta asiaa, joista tykkäät työssäsi eniten?

1. Työ tuntuu mielekkäältä, kun pääsen ratkaisemaan ongelmia ja auttamaan ihmisiä. Tämä toteutuu aika monella tasolla konsultin työssä. Koen onnistuneeni työssäni, kun asiakas saa Salesforce-ratkaisujen kautta hyötyä liiketoiminnalleen ja kun toteutettu ratkaisu vieläpä innostaa käyttäjiä. Nautin myös tosi paljon kollegojen auttamisesta ja yhdessä sparrailusta. Erityisen inspiroivaa on nähdä, kun juniorimmalla tekijällä alkavat palaset loksahdella kohdilleen ja jokin kokonaisuus asiakastyössä hahmottuu paremmin. Ehkä voisi sanoa yleispätevästi, että haluan auttaa ihmisiä onnistumaan ja loistamaan työssään; oli kyse sitten vaikka asiakkaan yksittäisesti myyjästä tai omasta kollegasta projektinsa äärellä.

2. Ihastuin Biitin kulttuurin ja fiilikseen jo ekana päivänä toimistolla. Tykkään rennosta ilmapiiristä, jossa ihmiset selvästi uskaltavat olla omia itsejään sekä haluavat auttaa muita. Tämä ei ole lainkaan itsestäänselvyys työmaailmassa. Olen ottanut ohjenuoraksi, että siinä vaiheessa kun tuskailen liikaa oman pääni sisällä, on viimeistään aika vierailla toimistolla. Toimiston ilmapiiri ja biittiläiset antavat ihmeellisellä tavalla samaan aikaan sekä energiaa että rauhaa. Biitillä on moni asia hyvin, mutta sanoisin, että tämä puoli on poikkeuksellisen hyvässä jamassa. Aika montaa vastoinkäymistä on valmis sietämään, kun vierellä on näin hyvä porukka.

3. Työn sisältö ja joustavuus! Reilun kymmenen vuoden Salesforce-uran aikana on tullut koettua monenlaisia projekteja ja pidettyä lukuisia erilaisia hattuja päässä. Biitillä tykkään tosi paljon siitä, että on mahdollisuus käyttää omaa asiantuntemustaan hyvin laajasti ilman, että kahlitsee itseään mihinkään tiettyyn laatikkoon. Oma opiskelutausta on kasvatustieteen puolella, joten olen tosi herkkä sille, miten ihmiset suhtautuvat muutokseen ja oppivat. Tämä on minulle tosi tärkeä puoli ja saan hyödyntää sitä erityisesti kollegojen sparrailussa ja Biitin Trainee-ohjelmassa. Samaan aikaan en kuitenkaan halua missään tapauksessa päästää irti rakkaudestani Salesforceen, joten edelleen tykkään konfiguroida itsekin, vaikka arkkitehtina rooli onkin enemmän ratkaisujen suunnittelussa. Olen tyyppi, joka huomaa herkästi epäkohtia ja usein myös puuttuu niihin. Tämän takia on superhienoa, että Biitillä tehdään paljon sisäistäkin kehitystä ja näihin projekteihin on pääsy oman mielenkiinnon ja ajan puitteissa.

Mieleenpainuvin hetki Biitillä?

Tunneihminen kun olen, on yhdeksi esimerkiksi nostettava se hetki, kun jo parin ekan Biit-päivän jälkeen tajusin, että koen kuuluvani tähän yhteisöön. Se oli maaginen hetki ihmiselle, joka on melko varautunut uusien ihmisten suhteen.

Haluatko Terhin työkaveriksi? Tutustu meidän avoinna oleviin työpaikkoihin.

Nostetaan kissa pöydälle. Valitettavan usein organisaatioilla on asiakkuuksien hallintaan käytössä CRM-järjestelmä, joka ei toimi optimaalisella tavalla. Joko järjestelmä on pystytetty niin, ettei se tue käytännön tekemistä, sen kehittäminen on jäänyt liian vähälle huomiolle tai järjestelmä ei yksinkertaisesti pysty vastaamaan organisaation todellisiin tarpeisiin. Käymme tässä artikkelissa läpi 20 yleisintä tunnusmerkkiä, joista voi tunnistaa, että järjestelmälle on syytä tehdä jotakin.

CRM on tärkeä apuväline koko organisaatiolle

Jos olet tottunut kirjoittamaan muistiinpanot kuulakärkikynällä paperiseen vihkoon, merkitsemään tulevat tapaamiset käsin kalenteriin, kaivelemaan asiakkaiden yhteystietoja netistä ja pyörittelemään numeroita Excel-taulukoissa, niin sinun tarpeitasi varten rakennettu CRM-järjestelmä helpottaa työtäsi merkittävästi. Se tekee työrutiineillesi saman kuin pohjasta lahoavan ladan vaihtaminen tuliterään mersuun.

CRM-järjestelmän kuuluu olla organisaatiollesi elintärkeä apuväline, joka auttaa palvelemaan asiakkaita paremmin, lisäämään myyntiä merkittävästi ja vapauttamaan työntekijöiden kallista työaikaa puuduttavilta rutiineilta. Parhaimmillaan CRM-järjestelmä auttaa työntekijöitä tekemään työnsä paremmin ja johtajia johtamaan mutun sijaan datalla.

Haluatko lisätietoa? Lataa myös maksuton opas 10 oppituntia onnistuneeseen CRM-käyttöönottoon – Asiakasrekisteristä myynnin tärkeimmäksi työkaluksi.

Aina CRM-järjestelmän käyttäminen ei kuitenkaan tunnu mahtavalta tai erityisen nautinnolliselta. Jos CRM-järjestelmäsi ei pysty vastaamaan odotuksiisi, niin se kaipaa kehittämistä tai joissain tapauksissa jopa koko järjestelmän vaihtamista.

Mistä tunnistat, ettei CRM-järjestelmääsi ole rakennettu sinua varten eikä se toimi niin kuin sen kuuluisi toimia? Kysyimme yleisimpiä hälytysmerkkejä kokeneimmilta CRM-asiantuntijoiltamme.

20 hälytysmerkkiä – näistä tiedät, ettei järjestelmäsi toimi niin kuin sen pitäisi toimia

Näistä merkeistä tunnistat, että CRM-järjestelmäsi kaipaa muutoksia.

1. Työntekijäsi eivät työskentele tehokkaammin

CRM-järjestelmä tekee työnteosta sujuvampaa, nopeampaa ja tehokkaampaa. Jos järjestelmäsi ei auta tiimiäsi suoriutumaan työstään paremmin, se kaipaa muutosta.

2. Järjestelmän käyttöaste on alhainen

On ikävän yleinen tilanne, että organisaatiolla on käytössään huippujärjestelmä, mutta sen käyttöaste on alhainen. Yleisin syy on se, että loppukäyttäjät eli organisaatiosi työntekijät eivät koe hyötyvänsä järjestelmän käyttämisestä. Syitä voi olla toki paljon muitakin. Oikeanlaisilla toimenpiteillä, kuten järjestelmän kehittämisellä, käyttäjien kouluttamisella ja muutosjohtamisella käyttöaste saadaan nousemaan pysyvästi.

3. Organisaatiosi on siiloutunut, eivätkä eri toiminnot tiedä toistensa tekemisistä

Monissa organisaatioissa tuskaillaan yhteistyön takkuamisen kanssa. Ei esimerkiksi ole mitenkään tavatonta, että myyntiä ja markkinointia tehdään erillään toisistaan. Myös asiakaspalvelu saattaa olla oma erillinen saarekkeensa. Iso osa ongelmista saattaisi poistua pelkästään sillä, että näillä toiminnoilla olisi pääsy samaan asiakasdataan. Toimiva kokonaisuus on rakennettavissa järkevällä IT-arkkitehtuurilla, jossa järjestelmät laitetaan keskustelemaan paremmin keskenään tai käytössä olevien järjestelmien määrää vähennetään hallitusti.

4. CRM-järjestelmä ei auta sinua ennustamaan tulevaa, vaan ainoastaan tarkastelemaan mennyttä

CRM-järjestelmä toimii parhaimmillaan kristallipallona, jonka avulla tulevaisuutta voi melko tarkasti jopa ennustaa. Datan avulla voidaan tarkastella nykyhetkeä ja ennakoida historiallisen datan pohjalta myös tulevaa. Kehittyneimmät järjestelmät kykenevät myös hyödyntämään tekoälyä tulevaisuuden ennustamisessa. Järjestelmä voi esimerkiksi arvioida olemassa olevien myyntimahdollisuuksien pohjalta, kuinka paljon kauppaa yritys tulee kotiuttamaan.

5. CRM-järjestelmän käyttäminen teettää lisätyötä

Huomaat naputtelevasi tympääntyneenä järjestelmään tietoja päivän tai viikon päätteeksi. Kaikkien tarvittavien tietojen kuuluisi kerääntyä järjestelmään huomaamattomana osana työrutiineja. Jos tietojen kirjaamiselle joutuu varaamaan kalenterista erikseen aikaa, niin järjestelmää käytetään tehottomasti.

6. CRM-järjestelmää ei voi käyttää lennosta

Asiakas soittaa sinulle juuri, kun olet matkustamassa metrolla kotiin. Puhelun aikana käydään läpi tärkeitä asioita, joihin pitäisi pystyä palaamaan nopeasti. Haluaisit tallentaa tiedot järjestelmääsi, mutta joudut odottamaan pääsyä tietokoneen äärelle. Jotta CRM-järjestelmästä saa maksimaalisen hyödyn irti, sen kuuluu kulkea vaivattomasti mukana kaikkialle ja olla käytettävissä kaikilla laitteilla.

7. Joudut kaivamaan asiakkaan perustietoja netistä

Mikä se asiakkaan puhelinnumero olikaan? Kuka asiakkaalla vastasikaan laitehankinnoista? Kaikki perustiedot asiakkaista pitää löytyä CRM-järjestelmästä, jotta sinun ei tarvitse käyttää yhtään ylimääräistä aikaa niiden kaivamiseen. 

8. Järjestelmään ei keräänny tietoa päivittäin

Näetkö järjestelmässäsi liikehdintää päivittäin? CRM-järjestelmän käytön kuuluisi olla osa arkirutiineja, jolloin järjestelmään kerääntyy jatkuvasti uutta dataa. Jos joudut etsimällä etsimään järjestelmästä elonmerkkejä, niin se on ilmiselvä merkki siitä, etteivät työntekijäsi käytä järjestelmää.

9. Joudut muokkaamaan prosesseja järjestelmää varten

Organisaatiollasi on varmasti useita erilaisia myyntiprosesseja. Jos joudut mukauttamaan toimintaasi järjestelmän takia, niin hälytyskellojen pitäisi puhkaista tärykalvosi. CRM-järjestelmäsi kuuluu vahvistaa kaikkia myyntiprosessejasi – ei ainoastaan uusmyynnin suppiloa. Toimiva CRM-järjestelmä tukee esimerkiksi liidi-, myyntimahdollisuus-, jälleenmyynti- ja avainasiakasprosesseja sekä hoitomalleja, jotka kaikki edellyttävät omanlaistaan tekemistä.

10. Järjestelmään ei voi kirjata kaikkea olennaista tietoa

CRM-järjestelmän kuuluu taipua sinun tarpeisiisi. Jos järjestelmästä ei löydy paikkaa, johon tietoja voisi kirjata, niin järjestelmää ei ole rakennettu sinua varten. Jos esimerkiksi haluaisit nähdä järjestelmästä, minkälainen vuosisuunnitelma teillä on johonkin avainasiakkuuteen, mutta järjestelmästä ei löydy vuosisuunnitelmaa, johon tietoja voisi edes täydentää, niin järjestelmäsi kaipaa vähintään kasvojenkohotusta.

11. Samat tiedot pitää kirjata useampaan kertaan

Olet kenties tottunut kirjaamaan samat tiedot moneen kertaan. Tiedot pitää joko kirjata eri järjestelmiin tai CRM-järjestelmässä useaan eri paikkaan. Tämä on tyypillinen esimerkki tehottomasta järjestelmästä, sillä tietojen pitää päivittyä kaikkialle heti, kun ne on järjestelmään kertaalleen kirjattu.

12. Joudut käyttämään paljon aikaa raportointiin

Odotat kuunvaihdetta tai kvartaalin loppumista kauhunsekaisin tuntein, sillä tiedät joutuvasi käyttämään poskettomasti aikaa erilaisten raporttien kokoamiseen ja rakentamiseen. Myös työntekijäsi suhtautuvat raportointiin yhtä vastentahtoisesti. Toimivan CRM-järjestelmän yksi merkittävä etu on raportoinnin vaivattomuus ja reaaliaikaisuus. 

13. Joudut kyselemään tietoja kollegoiltasi

CRM-järjestelmän kuuluu toimia tietopankkina, josta saa vaivattomasti kaivettua ajantasaiset tiedot esimerkiksi asiakkuuksista, myyntimahdollisuuksista ja myyjien suoritumisesta. Jos tietoja joutuu kyselemään kollegoilta tai alaisilta, niin järjestelmää ei hyödynnetä riittävästi. 

14. Uusien työntekijöiden on vaikea oppia käyttämään järjestelmää

Joudut järjestämään uusille työntekijöille aikaa vieviä koulutuksia järjestelmän käyttämiseen ja siitä huolimatta heillä saattaa olla vaikeuksia käyttää järjestelmää sujuvasti työnteon ohessa. Nykyisin ihmisten tietotekninen osaaminen on keskimäärin sillä tasolla, että CRM-järjestelmän käyttämisen pitäisi olla uusille työntekijöille suhteellisen helppoa. Jos järjestelmän käyttäminen ei ole intuitiivista, niin se on usein merkki siitä, ettei järjestelmää ole räätälöity yrityksen tarpeisiin tai tukemaan eri työntekijöiden arkista työntekoa.

15. Työntekijät valittavat järjestelmän käytöstä

CRM-järjestelmän kuuluu helpottaa työntekoa ja auttaa työntekijöitä suoriutumaan työstään entistä paremmin. Jos työntekijät valittavat järjestelmästä, niin käsissäsi on vakava ongelma. Syitä työntekijöiden nyrpeyteen voi olla monia. Ehkä järjestelmä on heistä hidas, he eivät tunnista järjestelmän hyötyjä tai ehkä järjestelmä ei yksinkertaisesti tue oikeaa työntekoa. Joka tapauksessa ongelmaan on syytä puuttua heti.

16. Sähköpostilaatikkosi on tukossa

Olet aivan varmasti sadatellut joskus tukkiutunutta sähköpostilaatikkoa, jossa on satoja tai jopa tuhansia lukemattomia viestejä. Syitä voi olla monia, mutta joskus kyse on siitä, että käytät ensisijaisesti sähköpostia sellaisiinkin asioihin, jotka pitäisi pystyä hoitamaan CRM-järjestelmällä vaivattomammin. Näitä voivat olla esimerkiksi asiakassuhteiden hoitaminen tai myyntitiimiläisten johtaminen.

17. Olet unohtanut salasanasi järjestelmään

Järjestelmää kuuluu käyttää osana arkirutiineja. Jos sinulla on vaikeuksia muistaa salasanaasi tai olet unohtanut sen kokonaan, niin järjestelmäsi pyörii koko ajan vajaakäytöllä. Jos työntekijäsi kirjautuvat järjestelmään ainoastaan silloin tällöin, niin organisaatiosi saamat hyödyt järjestelmästä jäävät vähäisiksi. Selvitä, miksi järjestelmää käytetään niin vähän.

18. Ajantasaisin tieto asiakkaista löytyy ihmisten päästä

Yritykselläsi on ehkä joukko myyjiä, asiakkuuspäällikköjä, asiakasvastaavia tai muita asiakkaiden kanssa jatkuvasti tekemisissä olevia henkilöitä. Onko tieto asiakkaista vain heidän päässään vai löytyykö se myös järjestelmästä?  

19. Et koe saavasi rahoillesi vastinetta

Joidenkin tutkimusten mukaan jokainen CRM:ään käytetty euro tuo takaisin parhaimmillaan jopa 8,71 euroa. Arviot CRM-järjestelmien ROI:sta eli sijoitetun pääoman tuottoasteesta vaihtelevat merkittävästi, mutta sinun pitäisi joka tapauksessa saada järjestelmästäsi ja sen kehittämisestä takaisin selkeitä rahassa mitattavia hyötyjä. Jos et koe tekeväsi järjestelmän avulla parempia tuloksia, niin todennäköisesti vika on järjestelmässä – ei sinussa.

20. Lähetätte toisillenne Excel-taulukoita sähköpostilla

CRM-järjestelmän pitäisi toimia sukupuuttoaaltona, joka hävittää organisaatiostasi Excelin kaltaiset vanhanaikaiset työkalut. Jos järjestelmästä huolimatta pyörittelette tietoja edelleen Exceleissä ja Google Sheetseissä tai käytte esimerkiksi myyntipalavereissa asioita läpi ainoastaan PowerPoint-slaideilla, niin järjestelmän roolia on syytä miettiä uudelleen.

Mitä tehdä, jos hälytyskellot soivat?

Jos tunnistit edellä listatuista hälytysmerkeistä yhden tai useamman, niin mitä sinun kannattaisi tehdä?

”On hyvä pitää mielessä, että pakasta vedettyä CRM-järjestelmää ei ole suunniteltu juuri sinua varten.”

On hyvä pitää mielessä, että pakasta vedettyä CRM-järjestelmää ei ole suunniteltu juuri sinua varten. Maailma on täynnä mitä erilaisimpia organisaatioita, joiden toimintatavat poikkeavat radikaalisti toisistaan. Jokainen organisaatio on omanlaisensa. Siksi on ensiarvoisen tärkeää, että tärkeimmät työkalut mukautetaan organisaation omiin tarpeisiin.

Usein syynä CRM-järjestelmän vajaakäytölle tai heikolle ROI:lle on juuri se, ettei järjestelmää ole määritelty tukemaan yrityksesi toimintaa. Liian moni yritys yrittää esimerkiksi yhtä aikaa johtaa kaikkia myyntiprosessejaan järjestelmällä, johon on kuvattu vain yksi myyntiprosessi – usein uusasiakashankinta myyntisuppiloineen.

Lopputulos ei voi olla kovin hyvä, jos esimerkiksi avainasiakkuuksista vastaava myyjä yrittää väkisin käyttää järjestelmää, joka on suunniteltu uusien asiakkaiden hankkimiseen.

Ensimmäinen askel epäkohtien korjaamisessa on niiden tunnistaminen. Jos esimerkiksi huomaat, etteivät työntekijäsi käytä järjestelmää säännöllisesti, aloita selvittämällä perimmäiset syyt vajaakäytölle. Jos syynä on vaikkapa se, ettei järjestelmään ole kirjattu oikeita myyntiprosesseja, ota meihin yhteyttä. Hoidamme asian kuntoon.

Jos kaipaat muutenkin lisätietoja siitä, miten CRM-järjestelmästä voidaan repiä kaikki mahdollinen hyöty irti, niin otathan yhteyttä. Kannattaa myös käydä lataamassa maksuton opas Kaikki irti Salesforcesta.

 

Maailma on tuntunut muuttuneen parissa vuodessa hyvin vaikeasti ennustettavaksi. Koronan, Ukrainan sodan, inflaation ja energiakriisin myötä olemme jo tottuneet siihen, että mullistavia muutoksia voi tulla hyvin nopealla aikataululla ja jopa sarjatulella. Myös yritykset ovat joutuneet mukautumaan alati muuttuvaan liiketoimintaympäristöön.

Myynti, kuten liiketoiminnan muutkin operaatiot, on myös siinä sivussa digitalisoitunut kovaa vauhtia ja olemme ehtineet jo tottua täysin hybridityöskentelyynkin. 

CRM-järjestelmän rooli on muutosten keskellä monipuolistunut ja kehittynyt usein kokonaisvaltaisemmaksi sekä keskitetymmäksi järjestelmäksi. Klassisesti CRM-järjestelmä mielletään uusasiakashankinnan ja Account Managementin työkaluna, mutta CRM-datan merkityksen kasvaessa sille syntyy koko ajan uusia käyttömahdollisuuksia. 

Sopimushallinta on moneen muuhun myynnin osa-alueeseen verrattuna jäänyt omalle irralliselle saarekkeelleen sekä sen omistajuus on hyvin vaihtelevaa ja hajautettua liiketoiminnan mittasuhteista ja tyypistä riippuen.

Tällä puolella digitalisaatio on täten usein jäänyt muiden liiketoiminnan prioriteettien jalkoihin. Sähköinen allekirjoitus on jo lyönyt lopullisesti läpi etämaailmassa, mutta mikä olisi se seuraava askel? Miten moderni sopimushallinta ja CRM voitaisiin nivoa yhteen? Mitä hyötyä siitä olisi?

Sopiminen on liiketoiminnan kova ydin, millä on paljon erilaisia implikaatioita. Tehokkaalla, modernilla ja integroidulla sopimushallinnalla osana CRM:ää voidaan saavuttaa muun muassa seuraavia hyötyjä:

• – Nopeampia kauppoja, vähemmän hukattua aikaa
• – Pienempiä sopimusriskejä sekä sopimusten helpompaa hallinnointia osana CRM:ää
• – Kykyä seurata ja varmistaa, että sovitut asiat todella toteutuvat
• – Kykyä priorisoida eri asiakkaiden välillä yhä epävarmemmassa maailmassa

Verkkopohjainen sopiminen osana CRM:ää mahdollistaa kokonaisvaltaisemman ja kitkattomamman tavan hallita sopimuksia alusta loppuun:

Biit ja OneFlow järjestävät yhdessä webinaarin, jossa keskitytään modernin sopimushallinnan ja CRM:n yhteenliittymään sekä siihen, miten sillä voidaan saavuttaa parempaa ennustettavuutta ja parantaa myyntituloksia entistä epävarmemmassa liiketoimintaympäristössä. Tule mukaan kuuntelemaan, miten teidän yrityksessänne sopimushallinta voitaisiin viedä seuraavalle tasolle.

Kuinka helppoa ostamisesta onkaan tullut. Voit tehdä ostoksia ihan milloin itse haluat, missä haluat ja miten haluat. Pääset olohuoneen sohvalta käsin tutustumaan kauppojen valikoimiin. Voit vertailla tuotteita ja hintoja keskenään vaivattomasti. Tilaukset saat halutessasi kotiovelle asti kannettuina – usein vieläpä nopeasti ja melko pienin lisäkustannuksin. Mahdollisuuksia on rajattomasti.

Tähän me olemme kuluttajina tottuneet. Kokemukset muuttuvat kuitenkin melko lailla toisenlaisiksi, kun vedämme ostohousut jalkaan yritysasiakkaina. Miksi kaupanteko on niin paljon vaivalloisempaa, kun puhutaan yritysten välisistä kaupoista?

Jututimme aiheesta Salesforcella verkkokaupparatkaisuihin erikoistunutta Daniel Hyltonia, jonka arvioiden mukaan B2B-puolella on seurattu kuluttajabisneksen jalanjälkiä. Vauhti vaan on ollut verkkaisempaa.

Muutokset etenevät hitaasti

Jo pitkän aikaa on puhuttu siitä, kuinka vuosi vuodelta isompi ja isompi osa kaikesta kaupankäynnistä tapahtuu digitaalisissa kanavissa. Myös tutkimukset tukevat tätä näkemystä. Siitä huolimatta tuntuu, että B2B-myyntiä tekevät yritykset reagoivat muutokseen hitaasti. Mitä verkkokauppojen saloihin perehtynyt Hylton ajattelee asiasta?

”Tunnistan kyllä tämän mielikuvan. Syitä hitaudelle on varmaan monia, mutta uskon, että perinteisesti myyjien henkilökohtaiseen myyntityöhön nojautuvan B2B-myynnin parissa pelätään muutosta, mikä on ihan ymmärrettävää. Jos menet myyjille ja myynnin johdolle esittelemään verkkokaupparatkaisua, jonka avulla osa heidän työstään automatisoidaan, niin tuskin vastaanotto on erityisen lämmin. Monissa yrityksissä myös koetaan, että nykyiset järjestelmät ovat riittäviä, eikä välttämättä tunnisteta verkkokauppojen tarjoamia mahdollisuuksia.”

Hyltonin mielestä B2B-verkkokauppoja pitäisi yleisesti ottaen lähestyä enemmän hyötyjen kautta. Kyse ei ole pelkästään muutoksiin reagoimisesta tai ostamisen helpottamisesta, vaan samaan aikaan myös myyjien ajan vapauttamisesta esimerkiksi uusasiakashankintaan ja nykyisten asiakkuuksien kasvattamiseen. Niihin asioihin, joissa myyjien ammattitaitoa eniten tarvitaan.

Parhaimmillaan verkkokaupan pystyttäminen on Hyltonin mukaan päätös, jossa kaikki voittavat.

Panostukset toistaiseksi maltillisia

Hyltonin mielestä B2B-myyntiä tekevissä yrityksissä satsaukset verkkokauppoihin ovat olleet toistaiseksi maltillisia.

Suurimmassa osassa yrityksistä joko mietitään tai toteutetaan ensimmäisiä kokeiluja digitaalisten myyntikanavien saralla. Valmiita, loppuun asti hiottuja verkkokaupparatkaisuja on vain harvalla B2B-myyntiä tekevällä yrityksellä. Lähitulevaisuudessa tilanne tulee kuitenkin Hyltonin mukaan vääjäämättä muuttumaan.

Valmiita, loppuun asti hiottuja verkkokaupparatkaisuja on vain harvalla B2B-myyntiä tekevällä yrityksellä.

”B2B-yrityksissä tullaan pari vuotta kuluttajapuolta perässä, mutta trendi on selvä. Verkkokaupat tulevat B2B-myyntiä tekevien yritysten keskuudessa yleistymään takuuvarmasti. Uskon, että jo kolmen vuoden päästä verkkokaupankäynnistä on tullut myös B2B-puolella tutumpi tapa asioida. Ja löytyyhän Suomesta jo nyt edelläkävijäyrityksiä, jotka ovat tällä saralla jo erittäin pitkällä”, Hylton kuvailee.

Hylton arvelee, että yritysasiakkaille suunnattujen verkkokauppojen harvinaisuus saattaa osittain johtua myös siitä, ettei aihetta vielä tunneta kovin hyvin suomalaisyrityksissä. Myös Salesforcen omat verkkokaupparatkaisut ovat verrattain tuoreita, eikä niitäkään tunneta täälläpäin kovin hyvin.

Salesforcen B2C-verkkokaupparatkaisu on ollut markkinoilla vuodesta 2016 saakka, mutta B2B-ratkaisu ilmestyi markkinoille vasta 2018. Niihin on kuitenkin Hylton mukaan panostettu merkittävästi.

”Commerce Cloud on Salesforcen pilvipalveluista suurimpien joukossa, vaikka sitä ei täällä Suomessa tunneta yhtä hyvin kuin Amerikassa. Panostukset sen kehittämiseen ovat olleet sen mukaisia. Näemme, että tällä saralla on valtavasti kasvupotentiaalia – niin suuryritysten kuin pk-yritystenkin saralla.”

Mihin kaikkeen B2B-verkkokauppa taipuu?

Monen korvaan yhdistelmä B2B+verkkokauppa kuulostaa edelleen vieraalta. Onhan se ilmiselvää, että 15 euron t-paidan tilaaminen verkkokaupasta omilla pankkitunnuksilla on eri asia kuin kymmeniä tai satoja tuhansia euroja maksavan tuotantolaitteen tai IT-projektin tilaaminen yrityksen nimissä.

”Eroavaisuuksia tosiaan löytyy. B2B-maailmassa saatetaan puhua ihan eri volyymeista ja kaupankäynnin kompleksisuudesta kuin kuluttajabisneksessä: tuoterakenteet, -relaatiot, hinnoittelumekaniikat ja logistiikka esimerkkinä. Tuotemäärät voivat pyöriä kymmenissä tuhansissa, kertatilaukset saattavat olla todella suuria ja tuotehierarkiat ovat toisinaan erittäin monimutkaisia – esimerkiksi silloin, kun kyse on varaosista. Näistä seikoista huolimatta verkkokaupan voi ilman muuta pystyttää myös yritysasiakkaille.”

Hylton kertoo, että B2B-myyntiin suunnitellut alustat osaavat ottaa erilaisten liiketoimintojen erityisvaatimukset huomioon. Yhtenä esimerkkinä on verkkokaupan yhdistäminen osaksi asiakkaan hankintajärjestelmää. Tällöin tilatuille tuotteille saadaan esimerkiksi laskutustiedot päivitettyä helposti – tai järjestelmään voidaan asettaa ostorajoja, jotka hyväksytäänkin hankintajärjestelmän puolella.

B2B-myyntiin suunnitellut alustat osaavat ottaa erilaisten liiketoimintojen erityisvaatimukset huomioon.

B2B-verkkokaupan pystyttämiseen löytyy monenlaisia vaihtoehtoja, mutta Salesforcen Commerce Cloudilla on selkeitä vahvuuksia. Etenkin silloin, jos yrityksellä on jo Salesforce käytössä.

”Asiakastieto pääsee kulkemaan esteettömästi silloin, kun verkkokauppa pyörii samalla alustalla kuin yrityksen CRM-järjestelmä. Verkkokaupan synnyttämästä datasta myyjä voi esimerkiksi huomata, kun joku tuttu asiakas on katsellut uudenlaisia tuotteita. Tällainen yksityiskohtainen ja reaaliaikainen data asiakkaiden ostokäyttäytymisestä voi avata myyjille kokonaan uusia ovia. Ja silloin kun asiakkaalla on jo Salesforce käytössä, ei edes puhuta järjestelmän implementoinnista tai integraatiosta. Asiakkaan järjestelmään vain avautuu uusi näkymä”, Hylton kertoo.

Jos yritys haluaa kasvattaa myyntiään, mutta näkee uusien myyjien palkkaamisen liian isona taloudellisena riskinä, voi verkkokaupan pystyttäminen olla yritykselle juuri oikea ratkaisu.

Verkkokaupan hyötyjä on paljon muitakin. Verkkokauppa skaalautuu aivan eri tavalla kuin yksittäinen myyjä. Jos yritys haluaa kasvattaa myyntiään, mutta näkee uusien myyjien palkkaamisen liian isona taloudellisena riskinä, voi verkkokaupan pystyttäminen olla yritykselle juuri oikea ratkaisu.

”Tämän takia verkkokaupat sopivat erittäin hyvin myös pk-yrityksille, sillä uusien myyjien palkkaaminen on etenkin pienemmille yrityksille aina iso taloudellinen riski. Verkkokaupan pystyttäminen on useimmiten paljon turvallisempi vaihtoehto myynnin kasvattamiseen esimerkiksi uusilla markkinoilla.”

Hylton mainitsee yhtenä merkittävän hyötynä myös uusien tuoteryhmien lanseerauksen ja myymisen helpottumisen. Verkkokaupan myötä voidaan vaivattomasti selvittää, kuinka paljon kysyntää uusille tuotteille todellisuudessa on. 

Eli kannattaako verkkokauppaan satsata?

Se kaikkein oleellisin kysymys B2B-myyntiä tekevän yrityksen näkökulmasta on luonnollisesti se, kannattaako verkkokaupan pystyttämiseen lähteä.

”Asiaan kannattaa ainakin perehtyä. Globaalit kilpailijat menevät kovaa vauhtia edellä, eikä eteneminen ole ainakaan hidastumassa. Markkinoille syntyy koko ajan lisää yrityksiä, jotka perustetaan suoraan digitaaliseen maailmaan. Jos oma yritys nojaa edelleen vahvasti perinteiseen myyjävetoiseen myyntiin, niin digitaalisiin myyntikanaviin panostamista kannattaa viimeistään nyt vakavasti harkita.”

Daniel Hylton haluaa täsmentää, etteivät verkkokaupat ole suinkaan syrjäyttämässä myyjiä, vaan parhaimmat tulokset saadaan yhteispelin kautta. 

Hän kuitenkin muistuttaa, että asiakkaat haluavat entistä herkemmin tehdä ostoksia itsenäisesti digitaalisissa kanavissa. Silloin vahvoilla ovat ne yritykset, jotka ovat onnistuneet tekemään ostamisesta mahdollisimman helppoa ja nopeaa.

Kuukauden biittiläiseksi on valittu frisbeegolfista, tarinallisista peleistä ja devaamisesta nauttiva Otto Wilén.

Minkälainen tyyppi olet? 

Olen nykyään Helsingissä asuva pian kolmekymppinen koodarin “alku”. Nuoresta iästäni huolimatta olen ehtinyt kartuttaa työkokemusta jo yli kuuden vuoden ajan.

Olen luonteeltani ulospäinsuuntautunut, ja tykkäänkin olla paljon äänessä – oli kyseessä sitten projektit tai afterworkit. Tarpeen vaatiessa myös koodaaminen pimeässä huoneessa huppu päässä trancen soidessa onnistuu enemmän kuin hyvin!

Minulla on 3-vuotias labradorinnoutaja Viima, jonka kanssa puuhaillessa vapaa-aika mukavasti kuluukin. Viima on myös Biitin toimistolla tutuksi tullut assistentti, jonka pääasiallisena työtehtävänä onkin kiperien stressitilanteiden laukaisu. 

Lisäksi harrastan frisbeegolfia sekä etenkin tarinapohjaisten videopelien kahlaamista.

Miten päädyit Biitille?

Olen alun perin Pirkanmaalta kotoisin. Halusin tehdä lukion jälkeen maisemanvaihdoksen, joten lähdin opiskelemaan tietotekniikkaa Lappeenrannan teknilliseen yliopistoon. Olen pienestä pitäen harrastanut tietokoneiden parissa yhtä sun toista, joten tietotekniikka oli koulutusvalintana itsestäänselvyys.

Opintojen jälkeen vietin muutaman vuoden laadunvarmistuksen ja devopsin parissa sekä testaajana, testauspäällikkönä että data-arkkitehtinä. Mielestäni nämä roolit antoivat suoraan koulunpenkiltä erinomaisen ponnahduslaudan konsultoinnin maailmaan. Pääsin myös näkemään eri näkökulmista haastavia ja isoja projekteja.

Ammatillinen palo kuitenkin devausta kohtaan oli edelleen suuri harrastuneisuuden ja koulutuksen pohjalta. Kun Nea soitti ja kysyi työhaastatteluun, oli päätös vaihdosta loppujen lopuksi helppo tehdä. Eikä sekään haitannut, että Biitillä oli entuudestaan töissä paljon tuttuja opiskelupiireistä!

Mitä teet Biitillä?

Aloitin Biitillä 2020 tammikuussa kehittäjän roolissa. Nykyisin työskentelen seniorikehittäjänä.

Työhöni kuuluu haastavien teknisten ratkaisujen suunnittelu ja toteutus sekä muiden kehittäjien mentorointi ja auttaminen. Lisäksi olen ottanut vastuuta projektien teknisten ratkaisujen onnistuneesta läpiviennistä sekä arkkitehtuurista. Työskentelen myös paljon asiakasrajapinnassa.

Kolme mahtavinta asiaa, joista tykkäät työssäsi eniten?

1. Työkaverit. Biitillä on paljon samanhenkisiä ihmisiä, joiden kanssa on helppo tulla toimeen sekä työ- että vapaa-ajalla. Lisäksi kehittäjänä et työskentele ikinä yksin, vaan apua on aina saatavilla. 

2. Työntekijä pystyy itse vaikuttamaan omaan työhönsä sekä työvälineiden, työtapojen että itse projektien kautta. Biitillä ei joudu tekemään samankaltaisia projekteja vuodesta toiseen, vaan voi itse vaikuttaa minkälaisiin projekteihin haluaa mennä.

3. Haasteita ja vastuuta tarjotaan, jos näin haluaa. Itsekin koen, että olen kehittynyt juurikin sen takia, että olen uskaltanut toivoa lisää haasteita sekä vastuuta astumalla samalla epämukavuusalueelle. Esimerkiksi viimeisen vuoden aikana olen opetellut projektin tarpeisiin AWS-pilvialustan kehitystä ja konfigurointia.

Mieleenpainuvin hetki Biitillä?

Ehdottomasti mieleenpainuvimpia hetkiä ovat Biitin järjestämät erilaiset henkilöstötapahtumat. Esimerkkeinä viime syksyn Vanajanlinnan valloitus tai etenkin kevään Spring Break -reissu Espanjaan. 

Projektit ja muut vakavammat työasiat sujuvat jouhevammin, kun työkavereihin on tutustuttu työasioiden ulkopuolella vapaammin aktiviteettien parissa. Etenkin koronan jälkeen tämänkaltaiset tapahtumat ovat olleet erittäin tärkeitä työssä jaksamisen kannalta.

Kuukauden biittiläiseksi on valittu Marja Yli-Karhula, joka tunnetaan rauhallisena ja ihmisläheisenä työkaverina, jonka kanssa on mutkatonta tehdä töitä tai vaikkapa rupatella niitä näitä.

Minkälainen tyyppi olet?

Vapaa-ajalla vietän paljon aikaa joko ulkoilemalla, hääräämällä keittiössä tai käsitöiden parissa. Minut hyvin tuntevat ihmiset ovat varmasti huomanneet, että minulla on melkein aina mukanani puikot ja lankaa.

Olen myös innokas teeharrastaja, joten aamuni alkavat aina kannullisella haudutettua teetä. Lisäksi olen erittäin kiinnostunut museoista ja näyttelyistä. Museokortti on kovassa käytössä pääkaupunkiseudulla – ja toisinaan tulee lähdettyä pidemmällekin mielenkiintoisten näyttelyiden perässä.

Miten päädyit Biitille?

Koulutukseltani olen tietojenkäsittelytieteen kandi. Päädyin valmistumisen jälkeen jo ensimmäisessä työpaikassani Salesforce-adminiksi sekä ihastuin samalla alustaan.

Silloin alkoi myös yhteistyö Biitin kanssa – aluksi siis toisella puolella pöytää, eli asiakkaana. Pääsin tekemään noin viiden vuoden aikana monipuolisesti erilaisia admin-hommia Salesforcen parissa. Silloinen työnantajani päättyi kuitenkin lopettaa Salesforcen käytön, joten siirryin muihin IT-tehtäviin.

Viime kesänä minulle tuli kuitenkin sellainen fiilis, että tarvitsen jotain muuta. Paluu Salesforcen pariin sekä hakeminen Biitille töihin tuntui itsestään selvältä vaihtoehdolta.

Mitä teet Biitillä?

Olen ehtinyt työskennellä Biitillä konsulttina nyt puolisen vuotta. Työhöni kuuluu järjestelmien konfigurointia ja projektien vetämistä.

Sain pian aloittamiseni jälkeen ensimmäisen projektin vedettäväksi tiiminvetäjän tukemana. Tein siinä projektissa konsultin roolissa datamigraation.

Se oli toinen kerta urallani projektipäällikön roolissa. Pääsin soveltamaan onboarding-vaiheen aikana oppimiani asioita heti käytännössä, mikä oli hienoa. Seuraavassa projektissa pääsin myös kokeilemaan hieman koodaamista perinteisemmän myyntiympäristön konfiguroinnin lisäksi sekä opin projektia vetäneeltä seniorikonsultilta paljon uutta yksityiskohtaista tietoa Salesforce-alustasta.

Kolme mahtavinta asiaa, joista tykkäät työssäsi eniten?

1. Yhteisö ja ihmiset. Olen tuntenut heti ensimmäisestä päivästä lähtien olevani osa yhteisöä. Apua ja tukea saa kollegoilta nopeasti aina, kun tarvitsee.

2. Mielenkiintoiset ja vaihtelevat tehtävät. Työni on sellaista, että yhtenä hetkenä saatan tehdä tavanomaista konfigurointia ja seuraavaksi olenkin työstämässä datamigraatiota tai miettimässä analytiikkapuolta. Erilaista tekemistä löytyy todella paljon omien mielenkiinnon kohteiden mukaan.

3. Kehittymismahdollisuudet. Meitä kannustetaan opiskelemaan ja tutkimaan uusia asioita. On hienoa päästä jatkuvasti kehittämään itseään.

Mieleenpainuvin hetki Biitillä?

Ehdottomasti mieleenpainuvin hetki on ollut äskettäin järjestetty Spring Break -reissu Espanjaan. Oli mahtavaa päästä yhdistelemään etäpalavereista tuttuja nimiä naamoihin sekä tutustumaan samalla ihmisiin työasioiden ulkopuolella.

Haluatko Marjan työkaveriksi? Tutustu meidän avoinna oleviin työpaikkoihin.

Uuden CRM-järjestelmän käyttöönotto on yritykselle merkittävä investointi. Parhaimmillaan uuden järjestelmän myötä yrityksen toiminta voi ottaa jättiharppauksia eteenpäin. Aina käyttöönottoprojekti ei kuitenkaan onnistu. Organisaatio voi huomata ajan kuluessa, että järjestelmä ei täytäkään sille asetettuja toiveita. Jututimme monissa käyttöönottoprojekteissa mukana ollutta Jesse Julkusta siitä, miten CRM-järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön ja minkälaisia asioita käyttöönottoa harkitsevan kannattaa huomioida – jotta lopputulos on mahdollisimman hyvä.

Mitä Salesforcen “käyttöönotto” tarkoittaa?

Salesforcen käyttöönotto tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että organisaatio ostaa Salesforce-lisenssejä ja saa sen jälkeen käyttöönsä tuotanto- ja testiympäristön järjestelmän päivittäiseen käyttöön sekä kehitystyöhön.

Organisaatio saa siis Salesforcen käyttöönsä heti lisenssit ostettuaan. Käyttöönotto itsessään ei edellytä minkäänlaista effortia keneltäkään, mutta tämän “muodollisen” käyttöönoton jäljiltä organisaatiolla on ainoastaan tyhjä järjestelmä, joka ei sisällä dataa, käyttäjiä eikä organisaation prosesseja. 

”Jotta järjestelmästä saadaan jotain konkreettista hyötyä irti, on se konfiguroitava eli säädettävä organisaation omiin tarpeisiin sopivaksi.”

Jotta järjestelmästä saadaan jotain konkreettista hyötyä irti, on se konfiguroitava eli säädettävä organisaation omiin tarpeisiin sopivaksi. Konfiguroinnin avulla järjestelmä saadaan tukemaan organisaation todellisia prosesseja – esimerkiksi myynti- tai asiakaspalveluprosesseja.

Oletko harkitsemassa uuden CRM-järjestelmän käyttöönottoa? Voimme auttaa sinua.

Konfigurointiin liittyy myös paljon epäolennaisen informaation piilottamista, sillä liika informaatio luo informaatioähkyä ja työntää ihmisiä samalla pois järjestelmän päivittäisestä käytöstä. 

Pitää myös muistaa, että ennen varsinaista käyttöönottoa tapahtuu paljon tärkeitä asioita. 

Organisaation on käyttöönoton yhteydessä määriteltävä, mitä hyötyjä järjestelmällä tavoitellaan ja mitä prosesseja sen avulla halutaan tehostaa. Jos yhteiset prosessit puuttuu, niiden määrittelystä on syytä lähteä liikkeelle. 

Annan yhtenä esimerkkinä myynnin, koska todella usein Salesforcen käyttöönotto liittyy juuri myynnin kehittämiseen. Jotta myyntiä ja sen johtamista voidaan kehittää Salesforcen avulla, on organisaatiolla oltava selkeä käsitys siitä, minkälaisia myyntiprosesseja heillä on käytössään tai minkälaisia prosesseja he tarvitsevat.

Kaikki nämä tarvittavat prosessit on käyttöönoton aikana mallinnettava järjestelmään, jotta järjestelmää voidaan hyödyntää yhtä lailla uusien asiakkaiden hankkimiseen kuin esimerkiksi avainasiakkuuksien kasvattamiseen tai kumppanimyynnin kehittämiseen.

”Käyttöönotossa on todellisuudessa kyse paljon muustakin kuin ON-näppäimen painamisesta.”

Käyttöönotossa on siis todellisuudessa kyse paljon muustakin kuin ON-näppäimen painamisesta. Siksi organisaatiot etsivät lähes poikkeuksetta itselleen kumppanin, joka osaa auttaa heitä käyttöönoton kanssa.

Milloin Salesforcen käyttöönottoa kannattaa harkita?

Salesforce on ennen kaikkea kasvuhaluisten yritysten valinta. Usein Salesforcen käyttöönottoa aletaan miettiä siinä vaiheessa, kun huomataan, että nykyiset järjestelmät eivät enää pysty vastaamaan yrityksen todellisiin tarpeisiin.

Voi myös olla, että tiedot ovat hajallaan useissa eri järjestelmissä ja dokumenteissa, jolloin asioiden raportoiminen ja tulevaisuuden ennustaminen on äärimmäisen hankalaa. Hieman kärjistäen Salesforce on erityisen hyvä vaihtoehto silloin, kun sormen nostaminen ilmaan ja tuulen tunnustelu ei enää riitä tilanteen arvioimiseen.

Kasvuyritysten kohdalla Salesforce tulee kuvioihin siinä vaiheessa, kun ihmisiä alkaa olla enemmän kuin muutamia. Kun esimerkiksi myynti jakaantuu organisaatiossa eri tasoille ja eri ihmisille, niin pelkkä Excel-taulukoiden pyörittäminen ei enää riitä.

Salesforce sopii erityisen hyvin tilanteeseen, jossa halutaan saada 360 asteen näkymä asiakkaisiin.

Entä jos organisaation nykyinen CRM-järjestelmä ei toimi halutulla tavalla. Miten tällaisessa tilanteessa kannattaa toimia?

Järjestelmän vaihtaminen Salesforceen ei ole kovinkaan paljon monimutkaisempaa kuin lähteä liikkeelle tyhjästä.

Vanhasta järjestelmästä voidaan kopioida prosessit ja tietomallit, sekä data voidaan tuoda uuteen järjestelmään Salesforcen data import -työkaluilla.

”En suosittele, että järjestelmää vaihdetaan pelkästään siksi, että saataisiin päivitettyä look & feeliä.”

Näissä tilanteissa toki kannattaa tarkastella kriittisesti kaikkia olemassa olevia prosesseja ja muokata niitä organisaation tuleviin tarpeisiin. En siis suosittele, että järjestelmää vaihdetaan pelkästään siksi, että saataisiin päivitettyä look & feeliä. Jos kaikki säilytetään ennallaan, niin järjestelmän vaihdon yhteydessä muuttuu ainoastaan käyttöliittymä.

Siksi vaihdon yhteydessä tehdään usein paljon muutakin. Vähintään määritellään tarpeet uudelleen sekä mietitään, miten prosesseja voitaisiin järjestelmän vaihtamisen yhteydessä kehittää.

Voiko Salesforcen ottaa käyttöön ilman ulkopuolista apua?

Miksei – jos puhutaan pienemmästä yrityksestä, jolla ei ole vielä käytössä mitään järjestelmiä.

Käyttöönotto edellyttäisi sitä, että yritys kouluttaisi jostain omasta henkilöstä Salesforce Adminin, joka lähtisi sitten konfiguroimaan järjestelmää omin voimin.

”Organisaatiot etsivät lähtökohtaisesti itselleen aina jonkin osaavan kumppanin, jolla on runsaasti kokemusta käyttöönottoprojekteista.”

Vaikka tämä periaatteessa onnistuisikin, niin se veisi kuukausikaupalla aikaa, eikä lopputuloksesta olisi silti mitään takeita. Siksi organisaatiot etsivät lähtökohtaisesti itselleen aina jonkin osaavan kumppanin, jolla on runsaasti kokemusta käyttöönottoprojekteista ja joka tietää tarkalleen, miten järjestelmä kannattaa pystyttää.  

Osaavan kumppanin kanssa voi luottaa siihen, että lopputulos on juuri sellainen kuin tarvitaan – ja järjestelmä saadaan käyttöön ajallaan.

Mikä on käyttöönottoprojekteissa asiakkaan ja kumppanin roolijako? Mitä Salesforce-kumppani tekee?

Asiakkaalla on luonnollisesti paras tieto heidän toiminnastaan, joten asiakkaan vastuulla on jakaa kaikki projektin kannalta oleellinen tieto kumppanille. 

Asiakkaan rooli on tuoda oikeat henkilöt mukaan kertomaan yrityksen prosesseista, toimintamalleista ja tarpeista sekä kertoa asioista riittävän tarkasti, jotta kumppani pystyy konfiguroimaan järjestelmän mahdollisimman tarkasti vastaamaan asiakkaan tarpeisiin.

Kumppani on puolestaan vastuussa työn jäljestä eli siitä, että projekti onnistuu teknisesti sekä pysyy aikataulun ja budjetin asettamissa raameissa. Kumppanin rooli on lisäksi tuoda pöytään näkemyksiä siitä, mitä käyttöönotossa kannattaa huomioida.

”Kumppanin rooli on tuoda pöytään näkemyksiä siitä, mitä käyttöönotossa kannattaa huomioida.”

Eräs iso asiakas tilasi meiltä Experience Cloudin käyttöönoton. Alkuvaiheen työpajoissa me kuitenkin huomasimme, että asiakkaan järjestelmät olivat täysin solmussa. Ehdotimme, että yksittäisen pilvipalvelun käyttöönoton sijaan laittaisimme koko yritysarkkitehtuurin ensin kuntoon. Asiakas oli kanssamme samaa mieltä. 

Kumppanilla voi myös olla arvokasta tietoa siitä, mitä muut samankaltaiset yritykset ovat tehneet. Jos esimerkiksi yritys tekee tukkukauppaa, niin kumppani on voinut tehdä jo monia käyttöönottoprojekteja muille tukkukauppaa tekeville yrityksille.

Näissä projekteissa yhteistyö on aina valttia, eli asioita kannattaa katsoa mahdollisimman paljon yhdessä. On siis hyvä jo alkuvaiheessa sopia, miten asioista viestitään puolin ja toisin. Samalla on syytä varmistaa, että asiakkaan organisaatiossa mahdollisimman moni pääsee tutustumaan järjestelmään jo ennen kuin se on valmis. Näin varmistetaan, että järjestelmä todella palvelee niitä ihmisiä, joiden työtä sen on tarkoitus helpottaa.

Kuinka paljon Salesforcen käyttöönotto maksaa?

Tämä kysymys esitetään todella usein, mutta siihen vastaaminen on hankalaa.

Käyttöönoton lopullinen hinta riippuu täysin organisaation koosta ja tarpeista. Meidän tekemien käyttöönottoprojektien keskimääräinen hintalappu pyörii siellä 20 000 – 30 000 euron välillä.

Sen lisäksi yritys joutuu luonnollisesti maksamaan erikseen myös Salesforce-lisensseistä.

Toisinaan törmää väitteeseen, että jokainen CRM-järjestelmään sijoitettu euro maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin. Mihin tämä väite perustuu?

Järjestelmä itsessään ei tuo yritykselle euroakaan, mutta järjestelmän avulla yritys voi esimerkiksi tehostaa toimintaansa, lisätä läpinäkyvyyttä, palvella asiakkaitaan omnikanavaisesti ja kehittää myynnistä ammattimaisempaa.

Esimerkiksi myynnin kasvattamisen näkökulmasta CRM-järjestelmä mahdollistaa oikea-aikaiset ja oikeanlaiset yhteydenotot asiakkaisiin sekä auttaa kohdentamaan myynnin ja markkinoinnin resurssit oikeisiin asioihin.

”Hyvin harva yritys jättää CRM-järjestelmän hyödyntämisen pelkkään käyttöönottoon.”

On täysin mahdotonta arvioida, kuinka paljon lisäeuroja nämä kehitysaskeleet yritykselle tuovat ja minkälaisella aikavälillä, mutta kyllä asiakkaat kaiken kaikkiaan ovat olleet investointeihinsa tyytyväisiä. Siitä kertoo sekin, että hyvin harva yritys jättää CRM-järjestelmän hyödyntämisen pelkkään käyttöönottoon.

Mihin kaikkeen Salesforce taipuu? Kaikki irti Salesforcesta -oppaasta saat kaiken tarvittavan idean järjestelmän jatkokehitykseen.

Osa käyttöönottoprojekteista epäonnistuu. Miten epäonnistumisilta voidaan välttyä?

Ensin pitää ymmärtää, milloin projektia voidaan kutsua epäonnistuneeksi. Useimmiten epäonnistuminen tarkoittaa sitä, että asiakas ei ole tyytyväinen lopputulokseen.

Ei ole mitenkään tavatonta, että yritys on ottanut CRM-järjestelmän käyttöön jo aikaisemmin, mutta huomaakin jonain päivänä, ettei järjestelmä ole täyttänyt sille asetettuja tavoitteita.

Mistä voit tunnistaa, ettei CRM-järjestelmäsi toimi niin kuin sen pitäisi? Tässä kattava lista hälytysmerkeistä.

Näiltä ikäviltä tilanteilta vältytään määrittelemällä projektille selkeä tavoite jo alkuvaiheessa sekä sopimalla käytännön asioista, kuten projektin laajuudesta, hinnasta, aikataulusta ja roolituksesta. Jos jokin näistä osa-alueista on hataralla pohjalla, niin riski epäonnistua kasvaa.

Kuten aikaisemmin sanoin, niin yhteistyö on kaiken avain. Riskit voidaan minimoida sillä, että projektin etenemistä seurataan tiiviisti puolin ja toisin. Myös testaus on isossa roolissa. Asiakkaan on syytä sitoutua olemaan mukana projektissa ja antamaan säännöllisin väliajoin palautetta projektin etenemisestä, jotta kumppani osaa viedä projektia oikeaan suuntaan.

Myös projektin toimitusmallilla on merkitystä. Me suosimme ketterää kehittämistä, sillä sen avulla saavutetaan parhaat tulokset. Sen sijaan, että kaikki yksityiskohdat lyötäisiin lukkoon jo projektin alussa, niin ketterässä kehittämisessä asioita kehitetään pienin askelin ja tuodaan jatkuvasti asiakkaalle jotain uutta valmista kokeiltavaa.

Tällä lähestymistavalla vältytään siltä, että projektin lopputulos olisi asiakkaalle yllätys.

Miten organisaation kannattaa valmistautua käyttöönottoon? Onko olemassa jotain tiettyjä valmisteluja, joita kannattaa tehdä?

Ennen kuin lähtee edes valitsemaan teknologiaa ja kumppania, niin pitää olla ymmärrys organisaation prosesseista. Miten asioita meidän organisaatiossa tehdään? Mikä on meidän toimintamalli? Mihin meidän päätökset perustuvat?

Tämän ymmärryksen pohjalta eri teknologioita voi lähteä vertailemaan keskenään. Kaikilla järjestelmillä ei voi tehdä kaikkea, joten se halvin vaihtoehto ei todennäköisesti ole lähellekään paras mahdollinen.

Esikartoitusvaiheessa olisi myös syytä miettiä, mihin ja minkälaista dataa halutaan kerätä. Jos esimerkiksi haluan uuden CRM-järjestelmän ja haluan samalla alkaa seurata työntekijöiden tuntikirjauksia samasta järjestelmästä, niin se asettaa järjestelmälle heti suoran vaatimuksen: joko tuntikirjaukset on tehtävä CRM-järjestelmään tai se data on pystyttävä tuomaan CRM-järjestelmään jostain toisesta järjestelmästä.

Tässä esikartoitusvaiheessa olisi hyvä myös miettiä oman pesän henkilöstöä, eli keitä tarvitaan projektien läpiviemiseen. Kuka tekee järjestelmien vertailua? Kuka tekee lopullisen valinnan? Kuka vastaa käyttöönottoprojektista? Kuka hoitaa viestinnän? Entä kolutuksen? Tai testauksen? Projektin läpivientiä helpottaa merkittävästi se, jos roolitukset on mietitty jo etukäteen ja varmistettu samalla, että näillä henkilöillä on myös riittävästi aikaa projektille.

Jos kaikki nämä asiat ovat kunnossa, niin jäljelle jää enää toteutusvaihe.

Todellisuudessa hyvin harvalla organisaatiolla on ennen käyttöönottoprojektia kaikki asiat valmiiksi mietittyinä. Sitä varten me järjestämme Discovery Sprinttejä, joiden tarkoituksena on kartoittaa tilannetta ja miettiä yhdessä asiakkaan kanssa, miten käyttöönotto kannattaisi toteuttaa ja minkälaisiin prosesseihin siinä pitäisi keskittyä.

Kun olet ollut mukana monissa käyttöönottoprojekteissa, niin onko joitain asioita, jotka tulevat yleensä asiakkaalle yllätyksenä?

Tyypillisin yllätys on se, kuinka paljon testaukseen ja sen koordinointiin on syytä varata aikaa. Tämä sama toistuu oikeastaan projektissa kuin projektissa.

Enkä itse asiassa ihmettele sitä lainkaan, sillä testaus on todella kaukana perusyrityksen tekemisestä. Se on asia, jota organisaatiossa ei välttämättä kukaan ole koskaan tullut edes ajatelleeksi.

Testaus saattaa kuulostaa vähäpätöiseltä tai pieneltä asialta, mutta se saattaa kasvaa todella isoksi ongelmaksi etenkin projektin loppupuolella. Jos asiakas on laiminlyönyt testauksen täysin, niin saatetaan ajautua tilanteeseen, jossa projektin loppusuoralla huomataan kaikenlaisia asioita, joihin olisi voinut testaamalla kiinnittää huomiota jo paljon aikaisemmin.

Toinen tyypillinen yllätys on se, että asiakas huomaakin yllättäen, etteivät organisaation prosessit olekaan työntekijöille tuttuja. Esimerkiksi myyntiprosessit saattaakin tuntea vain muutama ihminen.

Koska kumppani ei voi tuntea kaikkia asiakkaan prosesseja, niin näiltä ihmisiltä pitäisi löytyä aikaa käydä prosessit läpi. Jos nämä muutamat ihmiset ovat erittäin kiireisiä, niin projektin aikataulu saattaa venyä turhan pitkäksi.

Aikataulu laahaa perässä. Budjetti on poltettu loppuun jo puolimatkassa. Maaliin päästään vasta reklamoinnin jälkeen. Lopputulos on jotain ihan muuta kuin mitä tavoiteltiin. Todennäköisesti kaikki tietävät tai ovat vähintään kuulleet epäonnistuneista IT-hankkeista. 

Miksi epäonniset hankkeet ovat niin yleisiä? Olen työskennellyt tähän päivään mennessä Biitillä konsulttina erilaisten projektien parissa jo rapiat viisi vuotta. Olen siis nähnyt kaikenlaisia projekteja, oppinut matkan varrella paljon ja oppinut samalla keskittymään olennaisimpiin asioihin.

Käyn tässä tekstissä kokemusteni pohjalta ja käytännön esimerkkien kautta läpi keinoja välttyä epäonnistumisilta. Esittelen samalla viisi aihealuetta, joihin kannattaa ehdottomasti kiinnittää huomiota kaikissa teknologiaan liittyvissä projekteissa.

1) Vision kirkastaminen

Aloitetaan kaikkein ilmeisimmästä asiasta, eli visiosta. On ehdottoman tärkeää, että jokaisella projektilla on jokin selkeä visio.

Yksinkertaisuudessaan visio kertoo, miksi projektia tehdään ja mitä sillä pyritään saavuttamaan. Onnistuneesti rakennettu visio määrittää ylätasolla yhteisen käsityksen siitä, mikä projektin lopputulos (IT-hankkeissa siis yleensä jokin työkalu) tulee olemaan.

Visio myös auttaa projektin vastuuhenkilöitä tekemään oikeansuuntaisia päätöksiä projektin aikana siitä, mitä toimintoja ja ominaisuuksia työkaluun kehitetään ja mitä jätetään kehittämättä.

Voimme ajatella, että visio on kuin matkan määränpää. Se auttaa etenemään oikeaan suuntaan silloinkin, kun tekisi mieli poiketa reitiltä.

”Houkutus poiketa suunnitelmista on suuri. Näissä tilanteissa kirkkaan vision merkitys korostuu.”

Salesforce-projekteissa nimittäin käy toisinaan niin, että asiakas havahtuu jossain vaiheessa siihen, kuinka paljon Salesforce-alustalla voisi saada aikaan. Tällöin houkutus poiketa suunnitelmista on suuri. Näissä tilanteissa kirkkaan vision merkitys korostuu.

Vision määrittämisen jälkeen projektitiimin vastuulle jää toteuttamistavasta päättäminen. Visio siis ohjaa oikeaan suuntaan, mutta ei kuitenkaan kahlitse tekemään asioita tietyllä ennalta sovitulla tavalla.

Ilman visiota projektilta puuttuu selkeä tavoite. Tämä johtaa usein siihen, että projektin aikana tehdään päämäärättömästi kaikenlaista ja lopputuloksena saadaan sillisalaattia.

Tavoitteena on siis, että kaikki ymmärtävät ja hyväksyvät suunnan, jota kohti pyritään. On hyvä pitää mielessä, että samassa organisaatiossa esimerkiksi myyntiorganisaatio voi nähdät asiat hyvin eri tavalla kuin IT-osasto. Nämä osastot nimittäin saattavat tarkastella asioita hyvinkin erilaisesta näkövinkkelistä. Myös saman osaston sisällä voi olla erilaisia näkemyksiä siitä, mihin pitäisi pyrkiä.

2) Liiketoimintaprosessien määritteleminen

Valitettavan usein projekteissa lähdetään liikkeelle tietotekniset toiminnallisuudet tai ominaisuudet edellä. Tätä ennen tulisi kuitenkin määritellä yrityksen liiketoimintaprosessit, joita valitun ratkaisun tulisi tukea.

Liiketoiminnan prosessien pitäisi siis ohjata ratkaisuja, eikä toisin päin.

Mikäli liiketoiminnan prosesseja ei ole määritelty, on projektin lopputuloksena usein ratkaisu, joka ei palvele loppukäyttäjien todellisia tarpeita. Pahimmassa tapauksessa ratkaisu saattaa jopa hidastaa tai haitata työntekoa.

Myyntimaailmassa puhutaan esimerkiksi toisinaan perjantaitalkoista eli kokonaisista työpäivistä, jotka pitää käyttää tietojen syöttämiseen järjestelmään. Se on seurausta järjestelmästä, jota ei ole toteutettu oikein.

Tarvitaan siis sellainen ratkaisu, joka pystyy mukautumaan liiketoiminnan eri prosesseihin. Asioita olisi myös syytä miettiä riittävän pitkäjänteisesti, sillä yrityksen prosessit saattavat muuttua ajan myötä. Tällöin myös järjestelmien ja työkalujen pitäisi pystyä mukautumaan näihin muutoksiin.

”Asioita olisi myös syytä miettiä riittävän pitkäjänteisesti, sillä yrityksen prosessit saattavat muuttua ajan myötä.”

En voi tässä kohtaa olla mainostamatta hieman Salesforcea, sillä yksi sen suurimmista vahvuuksista on nimenomaan sen mukautuvuus ja skaalautuvuus. Se on alusta, joka on suunniteltu kasvamaan ja kehittymään liiketoiminnan mukana. Kun liiketoiminnan prosessit muuttuvat, yritys kasvaa tai uusia työkalun tarpeita ilmenee, ei edessä ole uusi suuri IT-hanke, vaan yksinkertaisimmillaan vain muutama hiiren napsautus.

Me Biitillä puhumme paljon datalla johtamisesta, mikä tarkoittaa päätösten pohjautumista mutun sijaan dataan. Jotta pystyt johtamaan käytännön tekemistä datalla, niin työntekijöidesi pitäisi noudattaa suurin piirtein samanlaisia prosesseja. Mikäli työn käytäntöjä määrittävät prosessit puuttuvat, niin ne on määriteltävä projektin alkuvaiheessa. Tämä on usein erinomainen harjoitus yrityksille, sillä se auttaa kehittämään toimintaa järjestelmällisemmäksi.

Esimerkiksi markkinoinnin automaatioon keskittyvässä projektissa voitaisiin lähteä liikkeelle markkinoinnin prosessien määrittelystä. Minkälaisin keinoin vaikkapa verkkosivuvierailijasta jalostetaan ostava asiakas? Kuinka potentiaalinen asiakas lämmitetään siihen pisteeseen, että markkinointi voi tehdä hänestä liidin myynnille? Kuinka tämä handover hoidetaan?

Tällaisessa projektissa tekniseen toteutukseen syvennytään vasta sitten, kun nämä markkinoinnin prosessit on saatu määriteltyä ja kirkastettua.

Toinen varsin tyypillinen esimerkki, johon CRM-järjestelmien maailmassa törmää usein, liittyy myyntiprosesseihin. Monien CRM-järjestelmien helmasynti on se, että ne tukevat lähtökohtaisesti vain yhdenlaista myyntiprosessia – usein geneeristä uusmyynnin suppiloa. Se ei sellaisenaan taivu kaikkiin myynnin tarpeisiin, joten lopputuloksena on valitettavan usein työkalu, joka ei tue myyjiä tai myynnin johtoa heidän tärkeimmissä myyntitilanteissa. 

3) Projektin toimintamallin valitseminen

Projektin toimintamalli on kriittinen osa kaikkia projekteja, sillä se määrittää projektitiimin päivittäisen tekemisen mallin. Voisin kirjoittaa projektien toimintamalleista loputtomiin, mutta tiivistän mielestäni tärkeimmät näkökulmat aiheesta. 

Aloitetaan tärkeimmästä: ketterät toimintamallit ovat nykyaikaa. Suosittelen näihin toimintamalleihin perehtymistä kaikille yrityksille ja IT-projektien osallistujille, mikäli ne eivät vielä ole tuttuja.

Me Biitillä pyrimme ensisijaisesti toteuttamaan projektit ketterän ohjelmistokehityksen periaatteiden mukaisesti.

Haluatko oppia lisää ketterästä kehityksestä? Lataa aiheesta kirjoittamamme opas ”Salesforcea. Ketterästi.” 

Ketterän ohjelmistokehityksen mallissa projekti toimitetaan pala kerrallaan, jotta eniten arvoa tuottavat kokonaisuudet saadaan varmasti valmiiksi sekä samalla ensimmäiset iteraatiot saadaan käyttöön mahdollisimman ripeästi.

Ketterä toimintamalli mahdollistaa myös mukautumisen jos ja kun alkuperäiseen projektisuunnitelmaan tulee muutoksia sekä mahdollisuuden hyödyntää kaikkea matkan varrella opittua. 

Ketterän toimintamallin etuna on myös nopea palautteen saanti loppukäyttäjiltä, kun he pääsevät testaamaan työkalua jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa projektia. Tämä mahdollistaa korjaavien toimenpiteiden teon sekä tekemisen optimoinnin projektin aikana.

Mikäli loppukäyttäjät päästetään testaamaan ja antamaan toteutuksesta palautetta vasta projektin loppuvaiheessa, kun projektin aika ja budjetti on jo käytetty loppuun, on riski projektin epäonnistumiselle kohtuuttoman suuri.

Ketteriä toimintamalleja on varsin paljon. Muutamina niminä voisin pudottaa Kanbanin ja Scrumin. Arvioi aina projektikohtaisesti, mikä metodologia ja lähestymistapa sopisi projektiin parhaiten. Projektin toimintamallin tulisi myös sisältää toteutukseen liittyvät käytännöt, kuten palaveri- ja kommunikaatiotavat ja dokumentoinnin. Etenkin hyvän, avoimen ja tehokkaan kommunikaation merkitystä en voi tässä kohtaa korostaa tarpeeksi.

Tärkeintä on, että projektille ylipäätään valitaan jokin yhteinen toimintamalli. Ilman sitä projekti ajautuu nopeasti melkoiseksi häröilyksi. 

Olen ollut mukana monissa projekteissa, joissa ratkaisusta on tehty ketterästi uusia iteraatioita parin viikon välein. Olemme saaneet näissä projekteissa asiakkaan puolelta loppukäyttäjiltä jokaisen iteraation kohdalla palautetta sekä usein uusia ideoita, joita asiakkaan varsinainen projektitiimikään ei ollut aiemmin hoksannut.

Kun olemme näissä projekteissa sitten lähteneet hyödyntämään loppukäyttäjien ideoita, olemme pystyneet tekemään ratkaisuista niin hyviä, ettei näiden projektien päätyttyä ole enää ollut tarvetta tehdä ratkaisuun mitään korjaus- tai muutostöitä.

4) Projektitiimin kasaaminen

Jääkiekkotermejä lainaten: kun tavoitteet, pelisuunnitelmat sekä ylivoimakuviot ovat kunnossa, tarvitaan enää kaukaloon oikeat pelaajat.

On ensisijaisen tärkeää, että projektitiimiin saadaan kasattua oikeat henkilöt oikeisiin rooleihin. Onnistunut IT-projekti tarvitsee luonnollisesti osaavat asiantuntijat ratkaisun kehittämiseen sekä projektin vetämiseen. Pelkkä konsulttifirma tai yrityksen oma IT-osasto ei voi tätä kokonaisuutta saada yksin toimimaan.

Tämän lisäksi projektiin tarvitaan myös loppukäyttäjiä eli liiketoiminnan asiantuntijoita. Esimerkiksi myynnin työkalua kehittäessä projektiin tarvitaan sekä myyjiä että myynnin johtoa. Ratkaisun pitää pystyä palvelemaan heitä kaikkia – ei ainoastaan myynnin johtoa tai yksittäistä myyjää.

Usein projektiimiin saattaa kuulua myös asiantuntijoita muilta osastoilta, kuten esimerkiksi markkinoinnin tai IT:n puolelta.

Oikean kokoonpanon lisäksi tulee varmistaa, että kaikilla projektiin osallistuvilla henkilöillä on riittävästi aikaa suoriutua projektivelvoitteistaan. Esimerkiksi palavereille, testaamiselle sekä liiketoiminnan prosessien ja tarpeiden validoinnille tulee löytyä riittävästi aikaa.

”Projektihenkilöillä tulee olla riittävän osaamisen lisäksi valtuudet tehdä päätöksiä.”

Projektiin osallistuvien henkilöiden pitää myös olla motivoituneita ja sitoutuneita projektiin ja sen tavoitteisiin. Ja viimeisenä muttei vähäisimpänä: projektihenkilöillä tulee olla riittävän osaamisen lisäksi valtuudet tehdä päätöksiä. Sujuvan projektityön edellytys on, ettei jokaisen kysymyksen kohdalla jouduta kyselemään mielipidettä tai päätöstä ylempää ja jäädä sitten odottelemaan vastauksia viikkokausiksi.

5) Muutosjohtaminen (ja muutoksen jalkauttaminen)

Viimeisenä seikkana mainitsen vielä muutosjohtamisen. Usein IT-maailmassa projektin ajatellaan päättyvän pilkulleen siihen, kun uusi järjestelmä otetaan käyttöön. Monesti muutoksen johtaminen valitettavasti loistaa poissaolollaan.

Ajatellaanpa elämää yleisesti ottaen hetken aikaa. Tiedät varmaan omasta lähipiiristäsi, kuinka eri tavoin ihmiset suhtautuvat muutoksiin. Joku innostuu uusista asioista aina aluksi, mutta kyllästyy nopeasti. Joku toinen pelkää kaikenlaisia muutoksia ja haluaa asioiden säilyvän ennallaan. Kolmas vastustaa periaatteesta kaikkea uutta. Projektimaailmassa törmää tähän samaan ilmiöön.

Muutosjohtamisen tavoitteena on varmistaa, että uudet toimintamallit todella omaksutaan sekä uudet työkalut otetaan käyttöön onnistuneesti. Tehokkaimmillaan muutosjohtaminen on silloin, kun se aloitetaan jo projektin aikana.

Tavoitteena on siis välttyä siltä ikävältä tilanteelta, että sinänsä onnistuneen projektin hyödyt jäävät saavuttamatta, koska alkuinnostuksen jälkeen ihmiset eivät muuttaneetkaan toiminnassaan mitään tai eivät ottaneet uusia työkaluja arkiseen käyttöön.

Käytännön tekemisen tasolla tämä voi tarkoittaa esimerkiksi työkalun julkaisua porrastetusti eri osastoille tai käyttäjäryhmille, uuden työkalun ja prosessien koulutusta henkilöstölle, työkalun käytön tukemista tai hyötyjen todentamista esimerkiksi liiketoiminnan tuloksia mittaamalla. 

”Tärkeintä on jo projektiin lähtiessä hyväksyä, ettei projekti pääty minään tiettynä päivämääränä tai kellonlyömällä.”

Tärkeintä on jo projektiin lähtiessä hyväksyä, ettei projekti pääty minään tiettynä päivämääränä tai kellonlyömällä kuin seinään.

Kerron tähän loppuun yhden esimerkin onnistuneesta muutosjohtamisesta. Se alkoi jo itse asiassa projektin alkumetreillä.

Olin mukana eräässä projektissa, jossa asiakkaan puolelta valiteltiin sitä, että useat aikaisemmat projektit olivat edenneet hitaasti työntekijöiden muutosvastarinnan vuoksi. Tällä kertaa päätimme yhdessä asiakkaan kanssa ottaa mukaan jo aikaisessa vaiheessa innokkaimpien ihmisten lisäksi myös äänekkäimpiä vastustajia.

Myös asiakasyrityksen muu henkilöstö sitoutettiin projektiin keräämällä heiltä palautetta säännöllisesti sekä huomioimalla olennaisimmat esille nousseet seikat.

Muutos henkilöstön asenneilmapiirissä oli merkittävä. Kun projektiin otettiin mukaan mahdollisimman kirjava joukko työntekijöitä, niin projektille saatiin aiempia projekteja laajempi hyväksyntä jo alkuvaiheessa. Monista muutokseen epäilevästi suhtautuneista tyypeistä tulikin projektin tärkeimpiä puolestapuhujia.

Tällaisella osallistavalla lähestymistavalla koko projekti saatiin vietyä onnistuneesti maaliin. Samalla uudet toimintatavat saatiin jalkautettua nopeasti koko organisaatioon, sillä projektiin osallistuneet henkilöt olivat erittäin innokkaita opettamaan kollegoilleen uusia tehokkaampia työskentelytapoja.

Palkka-, talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuja toimittava Visma Public on pyrkinyt muuttamaan liiketoimintaansa perinteisestä projektien toimituksesta Software as a Service -ratkaisujen toimittajaksi. Muutos edellyttää, että myös myynnin järjestelmät tukevat uutta liiketoimintaa.

Jo 1960-luvulla reikäkorteilla toimivia ohjelmistoja asiakkailleen tarjonnut Visma Public on kehittynyt nykypäivän palkka-, henkilöstö- ja taloushallinnon kokonaisratkaisuja tarjoavaksi yritykseksi, joka siirtyi osaksi Visma-perhettä vuonna 2018. Viime vuosien aikana yritys on muuttanut toimintaansa räätälöityjen projektien toimittamisesta pilvipalveluiden ohjelmistokumppaniksi.

– Kärjistetysti ilmaistuna aikaisemmin asiakkaalle toimitettiin yksittäinen projekti, minkä jälkeen asiakas jätettiin aika lailla oman onnensa nojaan. Nykyisin asioita on mietittävä pitkäjänteisemmin, sillä jos asiakkaan mielestä yritys ei kehitä toimintaansa tai pysty tarjoamaan mitään uutta, niin toimittaja vaihdetaan toiseen. Tämä on ollut iso muutos vanhaan maailmaan nähden, Visma Publicilla myynti- ja markkinointijohtajana toimiva Jani Muhonen kertoo.

Muhonen kertoo, että nykyisessä pestissä vuoden 2020 lopulla aloittaessaan häneltä puuttui aluksi kokonaan näkyvyys siihen, missä myynnin osalta mennään.  

Yritys oli muutama vuosi aikaisemmin korvannut entisen CRM-järjestelmänsä Salesforcella, mutta järjestelmä oltiin otettu käyttöön kiireellä, eikä se kyennyt tukemaan yrityksen liiketoimintamalleja tai prosesseja.

Muhonen arvioi, että perusdata oli vaihdoksen myötä kunnossa, mutta järjestelmää ei kuitenkaan käytetty arkipäiväisesti käytännön tekemisen tukena, vaan enemmänkin pakollisten tietojen kirjaamispaikkana.

– Kukaan ei ollut ehtinyt miettiä, mitä järjestelmälle pitäisi oikeasti tehdä. Sinne oli päässyt kertymään paljon tauhkaa, Muhonen sanoo.

Järjestelmäkehitystä liiketoiminnan visio edellä

Uudessa roolissaan Muhonen pääsi hyppäämään heti liikkuvan junan kyytiin. Yhteistyö Biitin kanssa aloitettiin työpajoista, joiden tavoitteena oli saada perusasiat kuntoon.

– Aluksi kirkastettiin liiketoiminnan visio ja rakennettiin ymmärrys siitä, miltä IT-arkkitehtuurin pitäisi näyttää tulevaisuudessa. Liikkeelle lähdettiin vahvasti tulevaisuuteen katsomisen näkökulmalla. Miten saadaan myyntiputki rakennettua, ja miten tieto valuu myynniltä taloushallintoon?

”Aluksi kirkastettiin liiketoiminnan visio ja rakennettiin ymmärrys siitä, miltä IT-arkkitehtuurin pitäisi näyttää tulevaisuudessa.”

Vuodenvaihteen molemmin puolin järjestettiin useita työpajoja, joiden avulla rakennettiin IT-kehityksen visio ja nykyarkkitehtuurin lisäksi tavoitearkkitehtuuri. Näin päästiin suunnittelemaan tiekarttaa ohjaamaan järjestelmäkehitystä.

– Tavoitetilan kirkastaminen näkyi todella hyvin. Meillä oli yhtä aikaa meneillään monenlaisia kehitysprojekteja, joten kaikilla ei ollut heti aluksi yhtäläistä käsitystä siitä, missä mennään ja mitä tehdään.

Hyvin rakennettu pohja mahdollisti myös ketterämmän lähestymistavan.

– Oli hyvä asia, että liikkeelle lähdettiin pienin askelin, eikä kaikkea yritetty saada kerralla kuntoon. Matkan aikana on niin moni asia muuttunut, ettei se olisi toiminutkaan, Muhonen arvioi.

Ensimmäiseksi myyntiputki kuntoon

Projektin ensimmäinen askel oli niin sanottu CRM:n uudelleenkäynnistys, jossa vanha järjestelmä otettiin käytännössä uudelleen käyttöön.

Tavoiteena oli rakentaa toimiva putki markkinoinnista myynnin kautta aina laskutukseen saakka sekä saada 360 asteen näkymä asiakkuuksiin, jotta asiakkaita voitaisiin palvella entistä paremmin. Ensimmäisiä selkeitä tuloksia yritys alkoi saada jo ensimmäisen puolen vuoden aikana.

– Meidän liidituotanto on selkeästi kehittynyt. Samalla sekä liidi- että myyntimahdollisuusprosessit on määritelty tarkasti, viety tuotantoon ja otettu käyttöön. Myös mittarointia on kehitetty. Aluksi minulla oli aika sokko olo, kun en tarkalleen tiennyt, minkälainen firma meillä on ja mihin me olemme menossa. Nyt tämä iso kuva on selkiytynyt.

Tiedon kulku vaatii myös integraatioiden rakentamista. Nykyisin tieto kulkee Salesforcesta sujuvasti esimerkiksi Visma Publicin Wintime-ratkaisun järjestelmään.

Transformaatiohankkeita varten Muhosella on myös jaettavaksi yksi tärkeä oppi keväältä.

”Vaatii aikaa ja vaivaa, että yhteiset toimintamallit saadaan osaksi myyjien arkipäivää.”

– Sitä lähtee aina aivan liian optimistisesti liikkeelle aikataulujen ja päällekkäisten asioiden osalta. Jos miettii esimerkiksi meidän myynnin prosesseja, niin se vaatii aikaa ja vaivaa, että yhteiset toimintamallit saadaan osaksi myyjien arkipäivää. Tämä ei onnistu, jos yrittää samaan aikaan laittaa liian montaa asiaa kuntoon, eikä pysty varaamaan riittävästi aikaa toimintamallien viemiseksi arkeen.

Tiekartta ohjaa kehitystä jatkossa

Vahvan pohjatyön, eli vision ja tavoitetilan pohjalta rakennetun tiekartan ansiosta myös tulevat askeleet ovat Muhoselle jo selvät.

Erityisesti hän nostaa esiin avainasiakkuuksien hallinnan kehittämisen. Sen merkitys korostuu entisestään, kun yritys siirtyy jatkossa entistä vahvemmin SaaS-palveluiden tarjoamiseen.

– Datan rikastaminen on seuraava iso askel. Isona uutena osa-alueena olemme myös ottamassa käyttöön avainasiakkuuksien johtamiseen suunnatun KAM-mallin, joka tulee meille todellakin tarpeeseen.

Mikä ihmeen KAM-malli? Tutustu avainasiakkuuksien johtamiseen lataamalla aiheesta kirjoittamamme opas.

Työskentelyyn Biitin kanssa Muhonen on tyytyväinen.

– Pakko sanoa, että Biitin kanssa on älyttömän kivaa tehdä töitä. Se voi kuulostaa erikoiselta kommentilta, mutta näinä korona-aikoina kun istut kaikki päivät koneella luurit korvilla, niin yhteistyön toimiminen jonkun kanssa on erittäin piristävää. Kaiken kaikkiaan olen todella tyytyväinen yhteistyöhömme myös koko meidän yrityksemme puolesta.